Secrétaire De Direction H/F

Groupe Emera recherche …

L'entreprise

Le Groupe Emera, spécialisé dans l'accompagnement des personnes âgées en France et en Europe se distingue par sa qualité hôtelière et son engagement dans la qualité de vie au travail de ses collaborateurs.

Notre promesse : l'éveil des sens de nos aînés. Un projet co-construit avec nos collaborateurs, familles et résidents visant à maintenir leur autonomie et le bien-être de tous au quotidien.

Description du poste

Placé(e) sous la responsabilité du directeur de l'établissement, vous vous associez pleinement à ses missions afin d'optimiser au quotidien la gestion de la résidence.

A ce titre, vos missions seront les suivantes :

Accueil/administratif
- Accueillir les résidents et veiller à leur confort
- Assurer la transmission des informations en interne et externe
- Rassembler et suivre les différentes pièces en fonction des procédures administratives définies
- Tenir à jour les dossiers administratifs des résidents
- Commander le matériel, les fournitures, les consommables et assurer la conformité de la livraison

Assistance du directeur
- Suivre l'activité commerciale en l'absence de la direction (suivi du logiciel Salesforce, relances prospects, envoi de documentation et prise de RDV)
- Coordonner l'activité de l'équipe d'accueil (accompagnement, gestion de planning, contrôle)
- Réaliser un suivi d'activité (reporting...)
- Assurer des ouvertures/fermetures et permanences de week-end (1 Week-end sur 5 travaillé)

Paie/RH
- Réaliser la gestion administrative des contrats des collaborateurs et leur suivi (DPAE, contrats de travail, remise des documents à l'embauche...)
- Suivre les conditions d'exécution d'un contrat ;
- Assurer la tenue et le suivi des dossiers des collaborateurs
- Organiser les visites médicales et effectuer les déclarations AT, AM
- Suivre les planning
- Préparer et transmettre les éléments variables de paie au siège
- Editer, vérifier et mettre sous plis les bulletins de salaire
- Accompagner le directeur dans la gestion administrative du CSE
- Devenir l'interlocuteur des salariés sur les questions sociales
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire

Comptabilité
- Envoyer les factures fournisseurs au siège
- Vérifier et suivre les règlements des factures fournisseurs
- Contrôler l'encodage et le classement administratif des pièces comptables
- Contrôler la facturation résidents en lien avec le personnel d'accueil
- Contrôler la facturation fournisseurs et envoyer les documents numérisés au siège en suivant les procédures définies
- Effectuer les relances clients
- Suivre la caisse

Une attente toute particulière en facturation sera demandée en priorité sur ce poste.

Vous êtes …

Profil recherché
- Bac +2/3 Assistant de direction/comptabilité/gestionnaire de paie ou équivalent.
- Vous connaissez obligatoirement le secteur médico-social et/ou des EHPAD
- Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office et Teams notamment)
- Vous êtes rigoureux(se), discret(e), organisé(e).
- Vous avez une forte éthique professionnelle
- Salaire : selon profil
- Travail le week-end par roulement

Toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap

A travers ces vidéos, découvrez comment Emera relève les défis du handicap. Après la sensibilisation de ses collaborateurs, Emera passe à l'action ! Suivez-nous dans les cuisines pour y découvrir comment Lisa, atteinte de surdité, évolue dans un environnement spécialement repensé pour elle.
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Voici ce qui peut vous séduire chez Emera et faire la différence

1. Vous rejoignez un secteur porteur de sens : quoi de mieux que d'embellir la vie de nos aînés ?

2. Vous intégrez une entreprise en plein développement présente en France et à l'étranger

3. De nombreux avantages économiques à la clé vous sont proposés
- Compléments de rémunération : participation et PEE, mutuelle, prime de présentéisme...
- Avantages repas sur résidence
- Avantages CSE (réductions, cadeaux...)
- Médaille du travail (20 ans d'ancienneté)
- Aide au logement

4. Vous bénéficiez d'une réelle qualité de vie au travail
- Salles de détente
- Formation et mobilités vous permettent d'évoluer au sein du groupe : Grâce à son organisme de formation interne et aux différents dispositifs (GPEC, VAE...) le groupe répond aux besoins de formation de chaque collaborateur

5. Vous partagerez nos valeurs RSE car Emera s'engage pour : la diversité, le handicap et le développement durable

N'hésitez pas à nous rejoindre sur les réseaux sociaux : Instagram LinkedIn Facebook

En résumé ...

• Bouchemaine - 49
• CDI

• Santé • Social • Association
• Service public hospitalier
• Bac +2
• Bac +3, Bac +4