Secrétaire Service Social F/H

Contexte et définition du poste

MISSION

• Organiser pour l’équipe du service social la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers.

ACTIVITES GENERALES

Accueil & communication

• Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs (patients, usagers, familles, agents des services du CHICN…) physiquement et par téléphone
• Recevoir, collecter et mettre en forme les informations pour en assurer la transmission

Secrétariat

• Saisir, mettre en forme et éditer des documents divers : courriers, comptes rendus de réunions, notes d’information…
• Reproduire des documents et en assurer leur diffusion
• Prendre des rendez-vous et gérer les agendas du service

Gestion administrative

• Traiter des courriers, dossiers et documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion archivage)
• Suivre l’avancement des dossiers suite à leur enregistrement
• Mettre à jour des fichiers de données
• Organiser et assurer un classement bureautique et physique pour le partage et la conservation de l’information

Gestion logistique

• Participer à l’organisation logistique des réunions, visites, commissions spécialisées ou évènements : réservation de salles, de véhicules et préparation des dossiers en amont
• Gérer les stocks de produits (fournitures et consommables), de matériels (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) pour le service
• Gérer le départ et l’arrivée du courrier

Travail en équipe et participation au dispositif institutionnel

• Recueillir et transmettre à l’équipe et aux partenaires extérieurs les informations utiles au bon fonctionnement de l’entité
• Communiquer, échanger les informations au sein de l’équipe

ACTIVITES SECONDAIRES

• Accueillir, encadrer et assurer l’accompagnement pédagogique des personnes en formation (agent, étudiant, stagiaire…)
• Participer à des réunions intra et extrahospitalières (service, synthèse, partenaires extérieurs …)
• Assurer une veille spécifique à son domaine d’activité
• Participer aux réunions de service mensuelles et au projet de service
• Participer à des projets internes au CHICN ou en lien avec les partenaires de l’établissement
• Actualiser ses connaissances par de la documentation et des formations

POSTIONNEMENT AU SEIN DE L’ETABLISSEMENT

• Direction du pilotage des projets et de la coordination du parcours patient
• Rattachement hiérarchique :

Encadrant du service social
Directrice adjointe en charge du pilotage des projets et de la coordination des parcours patients

• Relations les plus fréquentes : patients et leur entourage, encadrement, médecins, services de soins, partenaires externes (PASS, LHSS, clinique, MDPH …)

CONDITIONS DE TRAVAIL & SUJETIONS PARTICULIERES

• Poste à temps plein du lundi au vendredi – repos fixe samedi et dimanche
• Durée quotidienne de travail : 7h
• 25 jours de congés annuels

Profil recherché

DIPLOMES & QUALIFICATIONS

Bac professionnel secretariat (niveau IV) /BTS

COMPETENCES, APTITUDES ET SAVOIR FAIRE REQUIS

• Connaissance du secteur d’activité sanitaire et social, et des dispositifs propres au domaine d’activité
• Connaissances des profils de patients et usagers du service social
• Travail en équipe et en réseau
• Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, Trajectoire…)
• Communication et écoute
• Discrétion professionnelles et respect du secret
• Organisation et rigueur,
• Sens des responsabilités
• Adaptabilité
• Respect de l’éthique et de la déontologie professionnelle