Adjoint Administratif Contractuel H/F

La ville de HABSHEIM recrute un Adjoint Administratif (H/F) contractuel pour un remplacement de congé maternité (CDD de 6 mois)Poste à pourvoir pour le 12 février 2024Fonctions principales du poste :-Responsable du service de l'Etat Civil-Secrétariat du Maire et de la Direction Générale-Gestion du courrier entrant -Intercommunalité / Relation avec différentes administrations-Remplacement du service de location des sallesMissions principales :- Accueil physique et téléphoniques des usagers -Réception, traitement et diffusion de l'information -Gestion de l'agenda du Maire - Organisation de réunions - tenue de planning -Gestion du courrier (papier et numérique), utilisation du logiciel « Gestion Electronique des Documents » -Mise à disposition de divers documents sur le panneau d'affichage extérieur-Réalisation de tableaux, documents synthétiques et courriers divers -Suivi et applications des procédures et décisions administratives -Invitations aux séances du Conseil Municipal-Mise en forme des rapports de présentation, délibérations et compte-rendu du Conseil Municipal et dépôt des délibérations sur la plateforme « Fast-Actes »-Tenue des registres des délibérations, des arrêtés et décisions -Télétransmission des actes -Gestion du service de l'Etat Civil (rédaction d'actes, suivi et mise en application, tenue des registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales), apposition des mentions marginales, lien avec les différentes entités administratives, mise à jour du logiciel métier) - Accueillir et informer les usagers sur les lois et les règlements en matière d'Etat Civil - Délivrer les extraits et les copies intégrales d'Etat civil - Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire (fermetures de cercueils)- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage - Assurer le suivi et la gestion des dossiers de PACS - Assurer le suivi et la gestion des dossiers de naissance/reconnaissance - Assurer le suivi et la gestion des dossiers de décès - Assurer le suivi et la gestion des demandes de changement de nom/prénom- Gestion et mise à jour des livrets de famille- Gestion des stocks des fournitures administratives- Organisation des manifestations patriotiques (8 mai, 14 juillet et 11 novembre) - Gestion de la 8ème et 11ème commission « Développement économique et séniors, RPA »- Préparation des réunions et rédaction des comptes-rendus- Organisation complète de la soirée Irlandaise - Organisation d'autres manifestations culturelles -Gestion du Cercle du Temps Libre- Préparation des réunions et rédaction des comptes-rendus- Gestion complète des sorties organisées (demande de devis, réservations, organisation de la journée et prise en charge des inscriptions )-Suivi des demandes d'autorisations de passage sur le banc communal pour les manifestations sportives, réalisation du courrier et dépôt de l'avis sur la plateforme « Manifestationsportive.fr »Profil recherché :-Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la Fonction Publique Territoriale-Connaissance parfaite de l'Etat Civil-Sens du service public-Sens de l'organisation et grande rigueur-Esprit d'initiative et sens du travail en équipe -Qualités rédactionnelles et relationnelles-Maîtrise des outils bureautiques (Office, Word, Excel)-Respect de la confidentialité