Adjoint En Gestion Administrative (H/F)

Le poste est situé au sein de la Direction des Affaires Financières (DAF) de l'Université d'Artois.Activités principales :- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les missions : contrôler, analyser et amorcer le transfert en comptabilité générale (bouton « calculé ») - Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...) fichier excel pour le suivi des missions en erreur,- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs, attestation de non prise en charge ), les reproduire et les diffuser, contresignature des OM des ordonnateurs secondaires .- Retranscrire des informations orales à l'écrit (si problème par téléphone retranscrire par mail du terrain vers le supérieur hiérarchique et vice et versa) de manière à faire évoluer les procédures- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés en rapport avec les missions (mails ou appels téléphoniques pour traiter les missions en erreur)- Suivi des missions au vu de l'extraction mensuelle- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant les missions (procédures)- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité (Procédure mission)- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes- Scanner, classer et archiver les documents missions- Communiquer en interne et en externe sur les missions- Assurer la traçabilité du courrier missions (tampon d'arrivée du courrier)- Contrôler des états de dépenses Activités secondaires :- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les dépenses :- Remplacement de la collègue en charge de la validation des bons de commande- Réceptionner, diffuser le courrier en cas d'absence de l'adjointe en gestion administrative conventions et de l'adjointe en gestion administrative dépenses.ProfilConnaissance, savoir :- Environnement et réseaux professionnels : connaitre l'organisation et le fonctionnement de l'université- Techniques d'élaboration de documents - Techniques d'accueil téléphonique et physique - Culture internet - Techniques de communicationSavoir-faire :- Accueillir et prendre des messages - Accueillir les populations concernées - Enregistrer et classer les documents - Rédiger des rapports ou des documents Savoir rendre compte - Travailler en équipe - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité Sifac (saisie) excel (suivi) word (attestation)- Utiliser les outils bureautiques Savoir être :- Sens de l'organisation - Sens des priorités (cas des avances sur mission)- Réactivité - Sens relationnel : vis-à-vis des gestionnaires des UFR en charges de l'élaboration des OM/rendre compte à son supérieur hiérarchique- Sens de l'entraide