Agent Administratif H/F

CONTRAT A POURVOIR DANS LA CADRE D'UN REMPLACEMENT MALADIE Rattaché au service scolaire et périscolaire, en binôme avec un autre AGENT ADMINISTRATIF, vous êtes en charge des demandes de transports, des commandes du petit et gros matériel, petit équipement, produits d'entretien, du lien avec le service technique pour les demandes de petits travaux, du secrétariat du service, de la gestion des dossiers familles liés au scolaire et au périscolaire et de la gestion des remplacements des animateurs périscolaires en lien avec les directeurs périscolaires. 1 / Secrétariat du service et gestion des dossiers familles liés au service scolaire et au périscolaire : - Assurer le standard téléphonique du service, renseigner et orienter le public, prendre les messages et les transmettre - Gestion et suivi des dossiers familles liés au scolaire et au périscolaire (logiciel concerto), réservations cantine. - Accueil des familles qui n'ont pas d'accès internet pour réservations de cantine 2 / Gestion des commandes des repas auprès du lycée - Mise à jour du tableur de suivi des inscriptions cantine de la semaine et envoi aux partenaires. - Prise en charge, suivi et mise à jour des modifications journalières. Envoi aux partenaires. 3 / Gestion des commandes de petit/gros matériel, petit équipement, des fournitures scolaires et périscolaires, pharmacie et des produits d'entretien - Réceptionner par mail, téléphone ou accueil physique les demandes des directeurs d'écoles et les directeurs périscolaires. Pour les produits d'entretiens, recensement des besoins auprès des directeurs périscolaires (à chaque vacance et entre si besoin et réassort). Pour les produits de pharmacie, recensement des besoins auprès des directeurs périscolaires et des directeurs d'école (aux vacances d'été) si besoin de réassort, faire un mail au service scolaire. - S'assurer que les crédits sont disponibles - Si les crédits sont disponibles, faire réaliser le devis, le porter au service comptabilité pour engagement et signature. Une fois ses actions réalisées, le service Comptabilité nous renvois le document engagé et signé. À ce moment-là, passer directement commande aux fournisseurs ou aller s'approvisionner en magasin. - Suivi des engagements - S'assurer de la livraison des équipements sur sites ou demander aux directrices de venir récupérer le matériel à la CCPVG 4 / Gestion des demandes de petits travaux en lien avec les services techniques - Pour les demandes de travaux des directeurs d'école et/ou des directeurs d'ALAE, réception des demandes par mail, téléphone ou accueil physique. Les demandes sont transmises par mail au service technique. Suivi des demandes. 5 / Gestion des bons de prise en charge transports liés aux transports scolaires - Réceptionner par mail, les demandes des directeurs d'écoles pour la prise en charge des sorties transport - S'assurer que les crédits sont disponibles - Si les crédits sont disponibles, sur le tableur EXCEL compléter la partie réservée au service scolaire, - L'envoyer par mail au service marché public pour engagement et signature. - Une fois ses actions réalisées, le service marché public renvois le document engagé et signé. - Le transmettre à l'école et au transporteur concernés - Suivi des engagements - S'assurer que le transport a bien été réalisé 6 / Gestion des remplacements des agents intervenant dans les écoles et les centres périscolaires : - Recevoir les appels des agents à remplacer - Organiser le remplacement en lien avec les directeurs des accueils périscolaires : contacter les agents remplaçants, programmer les horaires et les lieux d'intervention, informer les agents remplaçants sur les missions et les tâches qu'ils devront effectuer, organiser la prise de poste de l'agent remplaçant - Mettre à jour le tableau des variables - Établir un état des heures de chaque agent - Mettre à jour la liste des agents remplaçants Travail : les lundis, mardis, mercredis, jeudis et vendredis de 08h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00