Agent D Accueil (H/F)

Au sein de la Pépinière Pégase, l'AGENT D'accueil est le collaborateur/trice du Responsable Domanial de la Société aéroport Avignon-Provence. Il/Elle garantit un accueil de qualité, assure le petit secrétariat des sociétés implantées sur demande, établit et assure le suivi de la facturation des prestations d'assistanat. Accueil physique : - Accueil le personnel extérieur (visiteurs, fournisseurs etc ) conformément à la procédure sûreté en vigueur - Assure les enregistrements sur la main courante - Informe les entreprises de l'arrivée des visiteurs et les prend en charge pendant la période d'attente - Réserve les taxis à la demande - Accompagne les nouveaux arrivants lors de leur installation dans les locaux (état des lieux, remises de documents, clés, badges, affichage, mise à jour de la signalétique intérieure et extérieure) Accueil téléphonique : - Réceptionne les appels téléphoniques sur une plage horaire fixe (matinée) et met en place le renvoi d'appel sur la messagerie de la pépinière, en dehors des horaires couverts - Transmet les messages téléphoniques aux entreprises implantées - Met en place le renvoi d'appel en dehors de la plage horaire couverte Secrétariat / Assistanat : - Assure les mises à jour et le suivi du tableau de bord des prestations à refacturer aux entreprises implantées, parmi les tâches ci-après (liste non exhaustive) : - Réceptionne, tri et distribue le courrier et les colis (livraisons) aux entreprises implantées - Enregistre le courrier-départ et assure le suivi des envois sensibles (LRAR, Chronopost etc ) et peut être amené(e) à affranchir (timbre) si nécessaire - Organise et contrôle les interventions des prestataires notamment pour l'entretien courant et la maintenance des espaces communs - Identifie et relaye aux services techniques les besoins et les demandes en termes de maintenance et/ou de travaux, notamment pour les espaces et équipements communs - Assistance en petit secrétariat (au prorata de la surface occupée dans le bâtiment par l'entreprise) : o Assure la saisie de documents, mise en forme, reliure, impressions, photocopies, scan o Met à jour et saisit divers documents (conventions types, attestations, procédures, livrets, plannings, comptes-rendus etc..) o Gère et suit les réservations de la salle de réunions et accès WIFI o Veille à la mise à jour des prospectus, abonnements et des affichages o Peut être amenée à participer et à assister dans la préparation d'évènements, de réunions, mailings, préparation et rangement des salles, transmission d'invitations ) - Sûreté / sécurité aéroportuaire o Est le correspond sûreté du bâtiment Pégase o Assure et garantit la transmission des informations de sécurité et de sûreté aux nouveaux arrivants o Délivre les attestations de sensibilisation à la sûreté aéroportuaire au responsable sûreté de chaque entreprise ayant un accès côté piste o Collabore avec le PC sûreté et avec le Responsable sûreté de l'aéroport o Gère, suit et facture les accès badges/clés du bâtiment o Gère les demandes d'accès coté piste véhicules en collaboration avec le Responsable sureté de l'aéroport o Participe à la planification des formations de circulation sur les aires de trafic o Veille au suivi des renouvellements des autorisations d'accès véhicules zone coté piste Qualité / Sûreté / Environnement - Participe à la démarche globale qualité, sécurité, environnement - Applique strictement les consignes et procédures internes - Garantit le respect des procédures d'exploitation - Participe à la démarche globale Qualité Sécurité Environnement (Certifications ISO 9001/14001 - AESA ; ACA ; Analyse des indicateurs mensuels) Système de Gestion de la sécurité ou SGS