Agent De Gestion Administrative Assemblées (H/F)

MISSION, CADRE ET CONTEXTE DU POSTE Placé/e sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe de Mission Assemblées, et au sein d'une équipe de 2 personnes, il/elle est chargé/e de participer à la préparation, au déroulement et au suivi des séances et de veiller à la bonne mise en forme et exécution des décisions de l'Assemblée départementale (travail en grande partie bureautique). Il/elle travaille en transversalité et a des relations régulières avec l'ensemble des services et directions de la collectivité. ACTIVITÉS - Faire le lien avec les directions pour la transmission des rapports, - Elaborer et diffuser la liste des rapports, - Assurer le suivi de la réception des rapports, - Assurer la transmission des documents de préparation des séances destinés aux élus, - Préparer les convocations aux différentes réunions, - Veiller à la réservation et la préparation des salles (mise en place, matériel ), - Participer à la rédaction et la mise en forme des avis de commissions et des délibérations, - Participer aux réunions du Conseil départemental et de la Commission permanente soit en régie (gestion du son et enregistrement) soit en salle (distribution de documents, surveillance du quorum, comptabilisation des votes), - Assurer le traitement des enregistrements sonores des séances, - Mettre en forme les procès-verbaux des séances à partir des travaux de retranscription des débats de la sténotypiste, - Participer à la mise en œuvre des décisions de l'Assemblée départementale, veiller à la bonne transmission des délibérations au contrôle de légalité, préparer et veiller à la publication les délibérations sur le site internet de la collectivité, - gestion des droits, accès, circuit, administrateur et formateur interne du logiciel Webdelib, - Assurer le suivi des représentations du Conseil départemental et les désignations du Président, - Assurer le suivi de la transmission des arrêtés départementaux au contrôle de légalité, veiller au retour de ces actes et assurer leur diffusion/publication, - Assurer la mise à jour des arrêtés de délégations de signature et le suivi des tableaux correspondants, - Participer aux différentes tâches se rapportant au Statut de l'Elu en collaboration avec la cheffe de service. - Activités secondaires : - Etre le référent intranet du service, - Participer exceptionnellement aux commissions spécialisées. PROFIL DU CANDIDAT CADRE STATUTAIRE - Cadre C - Filière administrative, - Recrutement par liste d'aptitude, par voie de mutation ou détachement ou à défaut par voie contractuelle. PRÉREQUIS - Avoir des connaissances sur l'environnement juridique, financier et organisationnel des collectivités territoriales. SPÉCIFICITÉS DU POSTE CONDITIONS D'EXERCICE ET MOYENS TECHNIQUES - Horaires contraints lors des séances, - Utilisation d'outils techniques : régie son de la salle du Conseil, - Travail en binôme avec l'autre personne de la Mission, - Travail sur informatique, - Stricte obligation de discrétion et de confidentialité. COMPÉTENCES TECHNIQUES ET QUALITÉS REQUISES COMPÉTENCES TECHNIQUES - Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook, Acrobat Pro, - Maîtrise obligatoire de l'orthographe et des règles grammaticales. QUALITÉS - Rigueur et sens de l'organisation, - Grande réactivité, - Sens de l'anticipation, - Sens du travail en équipe, - Discrétion, - Disponibilité. SALAIRE ET AVANTAGES - Traitement indiciaire + régime indemnitaire - 25 ou 27 jours de congés payés ainsi que 23 RTT par an - Participation employeur à la prévoyance - Prestations d'actions sociales : chèques vacances, voyages, loisirs et billetterie à des prix attractifs - Nombreuses formations pour développer vos compétences et votre projet professionnel - Restaurant d'entreprise avec une participation employeur ou tickets restaurant - Crèche du personnel basée à Lons-le-Saunier - Amicale du personnel