Agent Polyvalent Du Service Courrier H/F

Ce poste est ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD/CDI).

Mission du service :

Le pôle des affaires générales est un service support rattaché à la direction de l’environnement de travail sous la supervision de la Directrice Générale des Services adjointe missions transverses. La DET est chargée de gérer les différents domaines des affaires générales suivant une politique de conduite du changement qui impacte nombre de ses activités : dématérialisation des signatures, recherche d’une meilleure efficience de l’activité courrier, effort de mutualisation et de rationalisation de certains marchés et développement d’une politique de développement soutenable dans toutes les activités de l’université.

Le service du courrier assure la réception, le tri, la collecte et la distribution du courrier interne et externe ainsi que l’affranchissement pour les services et laboratoires présents sur le campus de Bures-Sur-Yvette, Orsay et Gif-sur-Yvette. Ce service composé de 5 agents peut être amené à diversifier son activité en fonction de l’évolution organisationnelle et de la mise en place de nouvelles pratiques avec notamment la dématérialisation.

Missions principales de l’agent :

Nous recherchons un agent courrier pour intervenir sur nos sites et prendre en charge les missions suivantes :

Tri et distribution du courrier :

• Réceptionner la structure courrier de la Poste
• Réception journaux et distribution immédiate
• Effectuer un premier tri dit « grossier » et éventuellement un second tri dit « affiné »
• Préparer les bacs et chariots courrier pour la distribution
• Distribuer le courrier dans les locaux des différents bâtiments de l’université
• Déposer le courrier dans les casiers dédiés par structure

Collecte du courrier :

• Récupérer le courrier à chaque point de collecte des bâtiments
• Tri du courrier après collecte puis effectuer un tri « affiné » du courrier interne récupéré
• Effectuer un tri du courrier sortant en séparant l'affranchissement normal et le courrier spécifique

Affranchissement du courrier et gestion des colis  :

• Paramétrer la machine pour le courrier à affranchir de chaque sous compte
• Déposer le courrier affranchi dans le Bac approprié de la Poste
• Traitement du courrier spécifique (lettre recommandée, envoi Chronopost, envoi DHL...)
• Renseigner les éléments d'information de l'expéditeur, du destinataire du pli/colis, sur le site internet dédié puis imprimer le bordereau
• Coller le bordereau sur le pli/colis à envoyer
• Réception, enregistrement et remise au destinataire des pli /colis avec numéro de suivi :
• Accueillir le livreur au service COURRIER et récupérer au quai de livraison les colis déjà livrés
• Contrôler l'état des plis/colis, leurs nombres et la concordance des informations avec le bordereau de remise du livreur
• Signer le bordereau
• Enregistrer chaque pli/colis ou recommandé sur le registre fourni et sur l'outil de traçabilité fourni par le prestataire.
• Distribuer les plis/colis dans les casiers correspondants aux différents Directions.
• Si le colis est trop volumineux, le remettre en main propre au collaborateur contre signature
• Accueillir les coursiers
• Préparer en fin de journée les chariots de pli/colis pour l'enlèvement par nos différents prestataires.

Prise en charge des parapheurs :

• Réception des parapheurs venant de tous services, directions et composantes
• Contrôle de leur destination et bordereau de suivi émis et/ou complété
• Répartition des parapheurs dans les bacs de transport
• Vérification rigoureuse et notifiée du transfert des parapheurs et capacité à transmettre l’état d’avancement d’un parapheur

Connaissance, savoir :

• Connaître les missions et l’environnement institutionnel et les principaux processus décisionnels de l’université Paris-Saclay.
• Connaitre son environnement professionnel
• S’informer des actualités de la vie de l’université Paris-Saclay pour anticiper leurs impacts sur les missions courrier
• Respect des impératifs liés à l’acheminement du courrier
• La connaissance des procédures d'urgence (incendie, incident, malaises...) et notions de secourisme seraient un plus mais ne sont pas indispensables.

Savoir-faire :

• Maîtriser les différents outils bureautiques, de son environnement interne et externe
• Aptitude à travailler en équipe et à s’adapter aux circonstances
• S’exprimer correctement oralement
• Capacité à comprendre les demandes des interlocuteurs, à renseigner, transmettre des informations
• Capacité d’adaptation à un environnement de travail, à un fonctionnement d’équipe et à un public varié
• Capacité à véhiculer une image positive, dynamique et efficace de l’université

Savoir-être :

• Disposer de capacités d'initiative, de réactivité et d’adaptabilité
• Être organisé, rigoureux et méthodique
• Discrétion, Disponibilité, autonomie, dynamisme, fiabilité, sens de la communication et du dialogue
• Être patient et discret
• Être sérieux et efficace
• Avoir le sens de la diplomatie