Assistant Administratif Du Service Formation Continue (H/F)

Mission du service :Le Service de la Formation Continue de la Faculté de Pharmacie propose une formation individualisée dans le domaine des sciences pharmaceutiques aux personnes souhaitant augmenter leur qualification professionnelle, faire évoluer leur carrière, se reconvertir, retrouver un emploi, se cultiver dans une perspective personnelle, civique ou sociale. L'offre de formations est spécifiquement conçue et aménagée pour un public relevant de la Formation Tout au Long de la Vie : diplômes nationaux, diplômes d'université, formations qualifiantes et formations DPC dédiées aux personnels de santé. La réalisation de cette mission de l'Université Paris-Saclay s'inscrit dans une démarche qualité (certification QUALIOPI). Le Service de la Formation Continue, placé sous la responsabilité hiérarchique du responsable de service, comprend trois adjoint(e)s en gestion administrative. La directrice de la formation continue collabore avec le responsable de service pour la gestion des formations (création, suivi, évaluation), les relations avec la Direction de la Formation Tout au Long de la Vie (DFTLV), et le suivi Qualité dans le cadre de la certification QUALIOPI.Activités principales de l'agent :La mission de l'agent est d'assurer, en collaboration avec ses collègues, la gestion administrative du Service de la Formation Continue.Dans ce cadre, les activités principales de l'agent consistent à :- assurer l'accueil, l'information, la communication, le conseil en formation et l'orientation des publics (enseignants, stagiaires, partenaires extérieurs),- assurer la gestion administrative, logistique et financière des actions de formation (stagiaires, formateurs, organismes financeurs, devis, contrats/conventions, factures ),- référencer les formations sur diverses plateformes (bases de données des formations),- suivre le traitement des contrats/conventions et des financements (enregistrement des chèques)- éditer les attestations d'assiduité, de fin de formation,- assurer la transmission des factures avec les émargements et contrats/conventions auprès de l'Agence comptable afin d'établir les titres de recettes,- collecter, traiter, contrôler et archiver les informations dans le cadre de la démarche qualité (certification Qualiopi).Connaissance, savoir :- Dispositifs des formations Tout au Long de la Vie : réglementations, modalités, financement, articulation avec les parcours d'étude- Outils et méthodes de l'ingénierie de formation (notion de base)- Bonne maitrise des outils informatiques (Word/Excel/PowerPoint)Savoir-faire :- Gérer son activité dans un calendrier- Planifier son activité et respecter les délais- Rédiger des documents d'information et de communication- Gérer un système de classement- Utiliser les bases de données et les bases de référencement des formations- Savoir instruire des dossiers : constitution et synthèse de documents- Transmettre en interne et en externe des informations et décisions pertinentes- Posséder de bonnes capacités rédactionnelles- Rechercher l'information selon différents moyens (en interne, sur les plateformes dédiées à la FTLV)