Assistant Administratif Du Service Gestion Administrative Du Personnel (F/H)

Au sein de la CAPI, la Direction des Ressources Humaines a pour mission d’accompagner les services de la CAPI, les services communs, les élus communautaires dans leurs projets en leur apportant conseils, expertises, préconisations et ressources sur les volets documentaire, règlementaire, archivistique et juridique.

Le service Gestion Administrative du Personnel (GAP) assure au quotidien la gestion de la carrière et de la paie de 850 agents.

Ainsi, rattaché(e) à la Responsable du service Gestion Administrative du personnel, vous serez chargé(e) d’apporter un appui administratif auprès du service, et d’en assurer l’accueil. Vous serez également le/la référent(e) « communication interne » du service. 

Dans ce cadre, vos activités seront :

Support administratif :

• Créer, tenir et mettre à jour les dossiers individuels des agents
• Effectuer le suivi des parapheurs et des retours d’actes ainsi que la transmission aux différents interlocuteurs
• Transmettre les actes au contrôle de légalité
• Assurer le suivi budgétaire sur CIVIL Finances (rattachement des bons de commande, suivi des factures, suivi du paiement des IJSS, etc.)
• Rédiger des actes administratifs et apporter un appui ponctuel aux conseillers Carrière/Paie
• Assurer la communication interne via l’intranet (publication d’articles, mise à jour des informations existantes)
• Planifier les réunions du service à la demande de la Responsable, et la prise de RDV via les agendas
• Réaliser le suivi de la boite mail du service

Accueil :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service
• Participer à la distribution des titres restaurant et des chèques vacances
• Organiser la mise sous pli des bulletins de paie auprès du prestataire extérieur (AFIPH) et leur distribution

Savoir et Savoir Faire :

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, le contexte et les enjeux de la CAPI
• Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale
• Approche de la réglementation du suivi budgétaire (Finances Publiques)
• Concevoir, mettre en œuvre et utiliser des outils de suivi
• Maitriser les techniques des écrits professionnels (prise de note, rédaction des courriers, compte-rendu…)
• Maitriser les actes et des procédures administratives
• Maitriser les techniques de classement et archivage
• Maitriser les suites bureautiques Excel et Word et les outils de gestion (CIRIL)
• Maîtriser les techniques de gestion du temps : hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Maitriser les techniques de communication écrite et orale
• Maîtriser les techniques d’accueil du public (fondamentaux et gestion situations conflictuelles…)

Savoir être :

• Rigueur et sens de l’organisation
• Qualité relationnelle et diplomatie
• Curiosité professionnelle, dynamisme
• Confidentialité
• Responsabilité et autonomie,
• Capacité à rendre compte
• Adaptabilité