Assistant / Assistante De Direction

De la petite enfance au grand âge, l'UFCV en Provence Alpes Côte d'Azur se donne pour mission d'accompagner ses publics et améliorer leur quotidien. les actions portées par les équipes de la région soutiennent les engagements de notre projet associatif.Au sein d'une équipe régionale de six collaborateurs, le (la) coordonnateur (trice) des services administratifs (assimilé assistant de direction), assurera la continuité des services administratifs (suivi facture et vente, procédure administrative, planification des charges de travail...) et optimisera le fonctionnement des équipes dans le respect des cadres légaux, conventionnels et des procédures internes à l'UFCV.Vos principales missions seront :Organisation et coordination des activitésMettre en œuvre les processus métiersCoordonner et planifier l'activité des coordonnatrices et des assistantes d'activitéGarantir les échéancesParticiper à l'amélioration des procédures internesS'assurer de la bonne application des procédures et de l'exécution des tâches conformément à la répartition des tâches validée par le(s) responsable(s) d'activitésParticiper à la formation de l'équipe administrative sur ces outilsCoordination de l'équipe administrative régionaleAssurer le suivi des éléments RH de l'équipe administrativeAssurer l'intégration des nouveaux collaborateursFixer les objectifs, évaluer les résultats, réaliser les entretiens annuels d'activité et entretiens professionnels de l'équipe administrativeMissions en relation avec les usagers et partenaires :Traitement des boîtes mail dédiéesRenseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV, les conditions et procédures d'inscriptionAssurer la relation avec les usagers, les financeursAdministration des ventes, inscriptions et adhésions / Administration des activités :Traitement complet des inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activitéTraitement de la trésorerie associéeParticipation à l'organisation administrative des activités : convocations, préparation des documents de sessions et séjours, des départsCoordination en lien avec les responsables d'activitéParticiper au suivi administratif des intervenants occasionnels du secteurParticiper au suivi de la programmation et de ses évolutions (annulation de sessions et séjours ; transferts ; etc.)Participer à l'élaboration des réponses aux appels d'offres pour les marchés publics ou DSPParticiper à l'élaboration des bilansCoordination en lien avec le délégué régionalAssurer la bonne gestion des contrats de maintenance et autres (ascenseur, installations électriques, courrier )Participer à la bonne gestion du site (contrat de nettoyage, gestion des clés badges, planning révisions et entretien des véhicules )Établir les déclarations de sinistres (véhicules, locaux, autres, etc.)Assurer l'administration généraleContrat et rémunération :Poste à pourvoir en CDI dès que possible, temps pleinRémunération de 2135 € brut mensuel / 25 K brut annuel à 2300 € Brut mensuel / 28 K brut annuelNiveau C - Indice 285 de la CCN ECLAT + prime de coordinationAvantages UFCV :Prime reprise ancienneté et expertise métierPrime familialeTélétravail possible selon accord télétravail de l'UFCV et organisation de l'équipeComplémentaire santé et prévoyance :Harmonie mutuelleChorumCondition particulière :Déplacement régionaux ponctuelsManagement à distanceProfil recherchéFORMATIONBTS Assistant de gestion en PME, ou DUT GEA, ou niveau 5 (BAC +2) minimum en gestion et administration COMPETENCESConnaissances des fonctionnements comptables, commerciaux et RHManagement d'équipe administrativeOrganisé.e, méthodique et rigoureux.seMaîtrise de la suite Office indispensable niveau confirméEXPÉRIENCECoordination d'équipeGestion administrative polyvalente