Assistant chargé de la gestion administrative et financière (H/F)

Sous l'autorité du chef de département de l’accueil des publics, l’assistant ou assistante gère l’ensemble du secrétariat du DAPA qui regroupe les missions suivantes :
1. Missions d’organisation du secrétariat du service :
- Organisation des missions et déplacements des agents du service dans GLOBEO et CHORUS-DT ;
- Gestion de l'agenda et des appels téléphoniques du chef du département en son absence ;
- Suivi des réservations de salles du CARAN (salle suspendue, salle multimédia) ;
- Gestion des fournitures et suivi des commandes de matériel ;
- Archivage du service.
2. Gestion administrative du personnel du département :
- Gestion et classement de l’ensemble des dossiers individuels RH de proximité ;
- Enregistrement et suivi des congés ou autorisations d'absence de toute nature, CET et télétravail de l’équipe scientifique et administrative (en lien avec le responsable administratif et financier de la Direction des publics et le service RH) ;
- Nouveaux arrivants et vacataires : mises en œuvre des procédures d’arrivée (transmission de pièces administratives au SRH, fiche de transport, demande de carte/badge de circulation et de cantine ; suivi de l’installation logistique et informatique) ;
- Gestion des dossiers d’accidents du travail : documents administratifs (remise aux intéressés et transmission aux RH).
3. Missions administratives transversales :
- Facturation des demandes de reproductions du département : suivi administratif et financier des demandes de reproduction effectuées par le public (établissement des factures, relance des impayés, réception des chèques et suivi des virements bancaires ; saisie des paiements dans le système d’information archivistique, annulations, réclamations, classement) ;
- Permanences scientifiques en salle de lecture : établissement des plannings, enregistrement des volontaires pour les samedis.

Conditions particulières d’exercice : Les Archives nationales étant un service ouvert au public, la présence des agents s'effectue à l'intérieur de ces horaires. Les salles de lecture sont ouvertes du lundi au samedi de 9h à 17h. Le travail le samedi s’effectue uniquement sur volontariat.

Télétravail : Non

Encadrement d’équipe: Non

Le poste fait l’objet d’une publication sur le site Choisir le service public (CSP – référence n°2024-1503374).

Aucune candidature déposée sur le site emploi public ne sera étudiée.

Agent ayant une expérience ou des appétences en secrétariat et dans la relation avec les usagers.

Compétences techniques :

* Maîtrise des outils bureautiques et agendas en ligne

Savoir-faire :

* Autonomie
* Capacité à travailler en équipe
* Sens du service au public
* Sens de l’organisation

Compétences comportementales :

* Ecoute
* Adaptabilité
* Rigueur

Niveau d’études : Niveau 3 : Diplômes équivalents au CAP/BEP