Assistant Chargé De L'accueil Et Des Relations Partenariales (H/F)

Le GRETA-CFA Aquitaine recrute pour son Agence des Landes un.e assistant.e chargé.e de l'accueil et des relations partenariales pour rejoindre son équipe. Le GRETA-CFA Aquitaine est un regroupement d'établissements publics locaux d'enseignement qui mutualisent leurs compétences et leurs moyens pour proposer une offre de formation pour les adultes sur l'Aquitaine. Il est composé de 9 agences sur l'ensemble de la Nouvelle Aquitaine. Le GRETA-CFA Aquitaine propose de nombreuses formations dans de nombreux secteurs (Bâtiment Energie, Compétences Clés, Hôtellerie-Restauration-Tourisme, Industrie, Numérique, Audiovisuel, Santé Sanitaire et Social, Sécurité, Tertiaire, Transport, VAE, Bilan de compétences, Optique, Métiers de l'art ). Le GRETA-CFA Aquitaine en quelques chiffres : 1 siège à Bordeaux, 4 agences par secteurs sur Bordeaux Métropole (Bordeaux, Talence,), 5 agences départementales à Périgueux (Dordogne), Dax (Landes), Marmande (Lot-et-Garonne), Pau (Béarn), Anglet (Pays-basque). En 2023, le GRETA-CFA Aquitaine emploie plus de 500 personnels permanents sur l'ensemble de la structure : enseignants, administratifs et de service. Missions principales L'agent est responsable d'accueillir et d'orienter les visiteurs et les appels de manière professionnelle et courtoise. Il.elle est le premier contact physique et téléphonique de tous les publics : stagiaires, entreprises, établissements scolaires, personnel, etc. Il.elle sera également chargé d'effectuer des tâches administratives courantes et de différentes missions relatives à l'organisation générale de l'agence. L'accueil physique et téléphonique est centralisé à DAX, siège de l'agence des Landes. A l'écoute des usagers et des partenaires, avec l'objectif de satisfaction, il.elle participe à la qualité d'accueil de l'agence. Contexte du poste En liaison avec la coordinatrice d'agence et l'assistante de direction, l'assistante participe au processus global, de la phase d'accueil de la demande, à la transmission et au relais vers les personnes chargées du suivi : assistantes de formation, commerciale et conseiller en formation professionnelle. Selon les besoins et le niveau d'activité, il.elle pourra être amené à apporter une aide et un appui aux assistantes commerciales dans le cadre de planification des activités. Accueil et recueil de la demande - Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité - Accueillir et recueillir les demandes (entreprises, demandeurs individuels, prescripteurs) en recenser les éléments qualitatifs et qualitatifs - Assurer la traçabilité des demandes et leur suivi - Renseigner et orienter efficacement sur l'ensemble de l'offre de formation de l'agence des Landes et des modalités d'accès à la formation. Organisation générale de l'agence Garantir un aménagement de l'espace d'accueil adapté et accueillant - Gérer la documentation, les affichages et la signalétique en lien avec les assistantes commerciales - Appui au secrétariat courant de l'équipe de direction - Gérer le courrier entrant, sortant et les affranchissements, photocopieurs cartouches - Gestion des commandes courantes : matériel, papier, produits d'entretien - Suivre l'entretien et les réparations des locaux avec l'agent technique - Suivre le nettoyage des locaux et le stock des produits d'entretien - Gérer le pool de véhicules (réservation, entretien, kilomètres ) - Appui à l'organisation des réceptions et évènements si besoin - Réception et orientation des livraisons vers les services concernés - Aide et appui à l'activité commerciale et communication Phoning, mailing - Toute activité nécessaire selon le plan de charge commercial et communication Il.elle sera amené à assurer toutes missions liées aux nécessités de service. Type de contrat : CDD 1 an à temps complet à pourvoir rapidement.