Assistant de Direction (H/F) - Architecture (H/F)

POSTE Vous travaillerez en tant qu' Assistant(e) de Direction. au sien de l'agence .G ARCHITECTURE ; fondée par Yoann GERBOUD, parmi une équipe dynamique de 4 salariés, dont les bureaux sont à Virignin dans l'Ain. L'agence est spécialisée dans la réhabilitation et la transformation de bâtiments existants et les bâtiments neufs bioclimatiques (performants). Elle travaille avec des particuliers ou des entreprises privées et répond à des marchés publics avec : écoles, bureaux, restaurants, bars, salle des fêtes, hôtels, logements. Poste, en présentiel, à pourvoir dès que possible, en CDI, 28 à 35h / semaine Rémunération : selon expérience et rythme de travail, entre 20 et 30 K € brut / an. MISSIONS Les missions qui vous seront confiées sont diverses et englobent à la fois le soutien à la direction générale et la gestion des aspects liés à la communication. Voici un aperçu des responsabilités qui vous seront confiées (liste non-exhaustive) : Assistanat de Direction : - coordination de rendez-vous, gestion des agendas de la direction - Peux être amené à apprendre un logiciel interne à l'agence : pour gestion du controlling interne, préparation des rapports financiers mensuels - assistance dans la gestion des ressources humaines, participation à la mise en place des propositions de rémunération Vie de l'agence : - accueil physique et téléphonique (visiteurs, partenaires d'affaires ) - correspondance en français : rédaction, correction / Rédaction de comptes rendus et de courriers divers. - gestion et traitement du courrier entrant et sortant - classement et archivage - facturation et suivi de facturation et des règlements - Suivi du personnel (congés, maladie, mutuelles ), instructions de paye - Relation avec le cabinet d'expert-comptable (transmission des frais des associés et salariés, transmission des pièces justificatives et rapprochements bancaires mensuellement et lors du bilan annuel, récolement des feuilles d'heures mensuelles des salariés puis vérification et transmission au comptable, virements aux salariés...) - Tenue des messageries téléphonique et quelques appels. - Gestion des commandes (fournitures de bureau), suivi maintenance équipements (Imprimantes, Serveur Informatique, Chaudières, Filtres VMC, ) Assistanat commercial : - organisation d'évènements internes et externes - Alimentation des réseaux et site Internet - Appels-d'offres : veille informatique des annonces, montage du volet administratif des dossiers, Plaquettes de présentation société / projets, récolement des pièces des co-traitants, envoi dématérialisé Suivi du courrier sortant / entrant (rédaction, enregistrement et classement) Assistanat technique : - Dossiers de demande de PC, Suivi administratif des affaires - Réalisation de supports de communication pour présenter nos références, publications sur les réseaux sociaux et présentations. - soutien des équipes projets dans leurs tâches administratives (suite des logiciels bureautique maitrisé) COMPETENCES - Polyvalence, méthode, organisation, autonomie, réactivité, bon sens relationnel, capacité d'adaptation, sens des priorités, discrétion - Respect de la confidentialité - Très bonne maîtrise de Microsoft Excel et Word - Très bon niveau en langue française et orthographe, à l'aise avec les chiffres. - Connaissances de l'interface PC, du fonctionnement des réseaux sociaux - Connaissances d'Indesign et de Photoshop serait un plus. - Connaissance de l'anglais serait un plus. - Expérience dans un poste similaire ou comme assistant(e) exigée ; idéalement en agence d'architecture ou dans le secteur du bâtiment (constructeur / promotion immobilière / aménagement intérieur / paysage...). CANDIDATURES Le poste est à pourvoir de suite. Merci d'envoyer vos : CV et lettre de motivation par mail avec pour objet : "Candidature poste ASSISTANT(E)- Prénom NOM".