Assistant De Gestion Technique Et Administrative (H/F)

Il/Elle est chargé(e) d'assurer un ensemble de travaux de nature administrative visant au bon fonctionnement de son unité de travail, à l'accueil et à l'information des visiteurs, clients, fournisseurs. Il/Elle vient en support des responsables d'activités dans la mise en œuvre administrative de leurs activités. Il/Elle assure la gestion et le suivi administratif de dossiers techniques et est garant de l'organisation générale de la structure au niveau de ses bases de données. Secrétariat classique : Techniques : Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'entreprise et savoir les orienter Assurer au besoin les prises de rendez-vous liés à la SCI SOREC Assurer la gestion de la documentation liée à l'activité Consulter / Traiter / Répondre aux mails entrants de l'immobilier Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier en lien avec le Secrétariat Général Rédiger, mettre en forme les courriers et notes de l'entreprise Exploiter et mettre à jour les fichiers de données Diffuser les informations en interne ou en externe Organiser la préparation des réunions (présentiel et visioconférence) Formaliser les comptes-rendus de réunion Saisir les documents nécessaires à la bonne gestion de l'activité Assurer le classement de l'administratif lié à la gestion de l'immobilier Formaliser des modes opératoires en lien avec l'immobilier Être garant de la gestion des données administratives de l'entreprise Gestion et organisation de l'activité/Productivité : Organiser son poste de travail en fonction des impératifs du service Mettre à jour et renseigner les tableaux de bord de l'activité Suivre les méthodes de travail, les modes opératoires, procédures Classer les documents (papier, électronique) selon l'organisation interne et le plan de classement et procéder aux archivages Participer à des réunions de travail Anticiper et gérer les priorités Sécurité/Hygiène Respecter les règles de sécurité applicables dans l'entreprise Qualité Appliquer les objectifs de qualité de l'entreprise Véhiculer l'image et l'exigence de l'entreprise dans ses relations extérieures Garantir un niveau de qualité des documents internes et externes Profil recherché : Minimum BTS Assistant de direction / BTS Assistant de manager ou équivalent Maîtrise des outils informatiques et bureautiques de base Connaissances appréciées de la promotion immobilière / gestion de patrimoine / BTP Au moins 5 années d'expérience Connait la structure, l'organisation et l'organigramme de son entreprise Dispose de capacités rédactionnelles (syntaxe, orthographe) et rédiger et mettre en forme Dispose d'un bagage technique lié aux opérations de chantier et à l'immobilier Connait les techniques d'accueil physique / téléphonique / secrétariat Sait constituer des dossiers et classer en respectant les plans de classement Maîtrise l'expression orale et écrite / techniques de prise de notes Sait anticiper, planifier et gérer ses priorités Sait respecter les délais Connaît les procédures d'appels d'offre