Assistant du Directeur Général des Services (H/F)

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Gestion des contacts du Directeur Général des Services (DGS) : accueil téléphonique, analyses des demandes, orientation et suivi des demandes.
• Gestion de l’agenda du DGS : filtrer, prioriser, organiser, adapter (gestion des reports, modification de dernière minute)
• Préparation des réunions : réservation de salles, contrôle des installations, plan de table, accueil des participants, lancement des séquences en visio, recueil de données auprès des directions, centralisation de données et éléments de contexte, synthèse, suivi des actions à mettre en œuvre, etc.
• Gestion et orientation hebdomadaire du courrier. Suivi des réponses : relance des Services. Rédaction d’AR ou de courriers de réponse de premier niveau.
• Classement de dossiers et archivage numérique. Centralisations informations et fonds documentaires des différentes commissions et groupe de travail.
• Mise en place de tableaux de bords de suivi d’activités.
• Suivi planning des absences de l’équipe de direction générale et planning des astreintes.
• Suivi presse locale et principaux réseaux sociaux.

ACTIVITÉS ANNEXES

• Secrétariat du DGA Pôle Relation avec les communes et cohérence de l’action territoriale.
• Présence occasionnelle lors de séquences officielles dans un rôle d’appui.

MODALITÉS ET CONTRAINTES DU POSTE

• Disponibilité, plage horaire étendue, flexibilité horaire.
• Présence ponctuelle au-delà de 18h00.
• Accepter la charge liée à la fonction et pluralité des tâches à exécuter. Poste demandant une force d’anticipation (penser à penser), beaucoup de prévenance, de la fermeté tout en se montrant arrangeant.

SAVOIRS

• Travail en autonomie, en mode collaboratif et implicatif.
• Très bonne maîtrise de WORD (publipostages), EXCEL (fonction filtre, tri des données), PPT, messagerie électronique (BlueMind/Outlook).
• Maîtrise du vocabulaire technico-administratif, de l’organisation et du fonctionnement des services.
• Parfaite maîtrise de l’orthographe et des règles grammaticales.
• Très bonne qualité rédactionnelle.
• Se faire respecter dans le dialogue.
• Connaissance de la FPT (Fonction Publique Territoriale) et du fonctionnement des collectivités territoriales.

SAVOIR-FAIRE

• Organiser, planifier, coordonner, orienter, anticiper et s’adapter aux imprévus.
• Rendre compte, alerter, prévenir.
• Appréhender et analyser l’environnement territorial.
• Identifier les acteurs du territoire et connaître les interlocuteurs du DGS.
• Prise de notes rapide.

SAVOIR-ÊTRE

• Souriant et d’humeur constante (‘un sourire s’entend au téléphone’). Qualités relationnelles et humaines.
• Dans l’écoute et l’empathie, attentif, observateur (critique) et avenant.
• Persuasif et exigeant – à bon escient – (privilégier le dialogue, l’échange et proscrire les mails comminatoires).
• Savoir faire preuve de réserve, d’humilité.
• Savoir gérer la pression, faire preuve de discernement.
• Être facilitateur (sens du service public).
• Rigoureux : organisé et méthodique.