Assistant ou assistante de gestion administrative

En cours de réorganisation, le service des affaires culturelles est à la recherche de son assistant.e de gestion administrative afin de venir en soutien au responsable des affaires culturelles et des pôles cités.Missions / conditions d'exerciceTraitement des dossiers et saisie de documents :* Rédiger des documents administratifs (compte-rendu, note, courrier...)* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service* Gérer administrativement les bénévoles en lien avec le Régisseur Général* Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires* Vérifier la validité des informations traitées* Rechercher des informations, notamment réglementairesAccueil physique et téléphonique du public :* Accueillir les publics durant les plages d'ouverture selon les règles de sécurité.* Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages* Recevoir et orienter les demandes* Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère prioritaire* Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations* Rechercher et diffuser des informations* Orienter, conseiller le public* Tenue de la billetterie des spectacles en lien avec le responsable des affaires culturellesGestion de l'information, classement et archivage de documents :* Gérer et actualiser une base d'informations (page Facebook Réservoir...)* Rechercher des informations, notamment réglementaires* Vérifier la validité des informations traitées* Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiersPlanification et suivi :* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service (contrats, réservations (repas, hôtel...) invitations, bilan d'activités...)* Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)* Utiliser des logiciels et des progiciels (TICBOSS, One drive , Share Point, suite bureautique, Magnus, adresse mail...)Profils recherchésCONNAISSANCES* Connaissance du formalisme administratif* Communication orale et écrite* Règles et consignes de sécurité* Connaissances des collectivités territoriales