Assistant(E) Administratif(Ve) Et De Gestion De Formation (H/F)

Au sein du GRETA-CFA de Mayotte, centre de formation professionnelle continue et en apprentissage, dans le cadre d'un remplacement de congés maternité, vous serez en charge, des opérations liées à la gestion administrative des formations continues et des examens.MISSIONS :Garantir le respect des processus instaurés dans le cadre de la démarche qualité, par la prise en charge de la gestion administrative des formations continues et examens opérés par le GRETA-CFA.PRINCIPALES ACTIVITES :Assurer un accueil et un traitement qualitatifs des demandes :- Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs /clients internes et externes- Renseigner sur l'offre de prestation et les conditions d'accès- Assurer la bonne transmission des informations dans le service- Enregistrer et suivre les demandes entrantes - Traiter les demandes par email relevant de sa compétencePréparer et suivre les actions de formation en lien avec le CFC et les coordonnateurs :- Constituer les dossiers et en assurer la tenue et l'archivage- Établir les documents préparatoires au démarrage de l'action et enregistrer les stagiaires : dossiers administratifs des stagiaires, conventions de formation, feuilles d'émargement, convocations, contrats pédagogiques, - Être l'interface auprès des stagiaires et des référents administratifs au sein des structures clientes pour l'établissement de ces éléments- Participer à la préparation logistique de l'organisation des formations (commandes de matériels, réservation des salles, impression des supports, suivi des plannings, )- Constituer les dossiers des intervenants et établir les éléments de rémunération : dossier administratif, lettre d'engagement, comptabilisation des heures et enregistrement du service fait, transmission des bulletins de paie- Enregistrer le suivi des heures stagiaires, assurer un reporting et alerter en cas de dysfonctionnement- Saisir les éléments exigés par les financeurs sur les différentes applications mises à disposition- Assurer la facturation en lien avec la RAG- Établir les attestations de fin de formation et les transmettre aux interlocuteurs concernés- Saisir les résultats des enquêtes de satisfaction de fin de formationPréparer et suivre les prestations d'examen en lien avec l'Adjoint et la responsable administrative :- Être l'interface auprès des référents administratifs au sein des structures clientes pour l'organisation de ces prestations- Organiser les permanences d'inscription et en assurer la mise en œuvre : saisie des candidats, établissement des conventions, convocations, suivi des règlements- Participer à la préparation logistique de l'organisation de ces prestations (mise à disposition du matériel, impression des supports, suivi des plannings, )- Constituer les dossiers de rémunération des intervenants- Assurer la surveillance des examens lorsque nécessaire- Transmettre les éléments de fin de session aux commanditaires- Communiquer les résultats auprès des candidats- Assurer la facturation en lien avec la RAGCADRE DU POSTE: Sous l'autorité hiérarchique du chef d'établissement support et sous la responsabilité fonctionnelle de la RAGEn collaboration avec l'ensemble des équipes administratives et pédagogiques du GRETA-CFALIEU DE REALISATION: Siège du GRETA-CFA, situé dans l'enceinte du LPO de Kawéni.EXPERIENCES ET CONNAISSANCES: Diplôme : Bac + 2 (Gestion administrative) Expérience significative en gestion administrative souhaitéeConnaissance du secteur de la formation professionnelle et une expérienceConnaissance du logiciel YPAREO serait une réelle plus-valueSalaire : 2 529 € brut mensuel ( BAC +2) - revalorisations possibles selon profilPrise de poste : Idéalement MI-MARS 2024Contrat : CDD 7 - 8 mois (en fonction de la date de prise de poste) renouvelable en fonction de la reprise de l'agent remplacé