Assistant(E) De Gestion Technique Bâtiment

Sous l'autorité de la directrice de l'exploitation technique & logistique et de son adjoint, le/l'assistant(e) de gestion technique bâtiment assurera les missions suivantes:gestion technique bâtiment assurera les missions suivantes :- Secrétariat du Directeur, de son adjoint et des équipes « bâtiment » en liaison étroite avec la seconde assistante de gestion logistique dont il/elle assure le remplacement en cas d'absence pour quelle que raison que ce soit.- Saisie des bons de commande et des services faits des travaux ou prestations sur le logiciel Sirepaen collaboration avec le Chargé de gestion administratif et financier.- Réception, enregistrement, contrôle des devis des entreprises et diffusion aux chargés de projets,- Etablissements des courriers et documents administratifs liés aux appels d'offres des entreprises.- Assure le suivi des contrats et marchés, veille à anticiper leurs termes afin de permettre lesconsultations en temps voulu. Contrôle des documents associés à ces contrats et marchés(attestations d'assurance, cautions etc)- Réception, enregistrement des fiches de demandes d'intervention, transmission aux personnescompétentes, retour d'informations aux émetteurs (délais prévisionnels d'intervention etc...)collaboration avec les personnes en charge des interventions et suivi de leur réalisation.- Etablissement, suivi et mise à jour sur l'intranet du planning des travaux en étroite collaboration avec l'adjoint de la directrice et le coordinateur travaux.- Etablit et transmet annuellement à la Directrice et son adjoint le bilan des interventions effectuées par la direction et les sous-traitants.- Mise en place de l'archivage numérique de la direction et suivi du tableau de gestion des archives.- Mise à jour mensuelle de l'annuaire téléphonique interne en liaison avec la Direction des Ressources Humaines.- Etablissement mensuel des commandes relatives aux permanences électriques nécessaires à l'occasion des concerts et des répétitions.- En collaboration avec la Directrice et son adjoint, suivi de la reprogrammation des travaux d'entretien des locaux.- Tenue à jour du répertoire des fournisseurs.- Assure la mise en réseau des documents nécessaires au fonctionnement des équipes bâtiment et veille à leur actualisation.