Cadre Technique et Administratif - CDI à temps plein - (H/F)

Organisation et coordination des fonctions administratives du Pôle en lien avec le Directeur : - Coordonner au quotidien, l'ensemble de l'activité de son domaine de compétences - Participe à l'organisation administrative du Pôle et son évaluation ; - Veille à la bonne communication interne et externe du Pôle. - Encadre les secrétariats médicaux (recrutement, management, évaluation ) ; - Harmonise les pratiques, les outils et les méthodes des différents sites. - Valorisation des outils collaboratifs : planning partagé, web conférence, - Conception des tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité - Assure une veille réglementaire concernant l'évolution des demandes administratives des financeurs - Prépare les éléments relatifs au renseignement des Rapports d'Activité - Transmission des documents contractuels à la demande de la direction - Classe les documents, les numérise et gère la GED dans le respect des protocoles associatifs - Participe à la mise en œuvre de la politique qualité au sein du Pôle. - Veille au bon suivi des différents plans d'actions liés au fonctionnement et à l'organisation du Pôle - Organise si nécessaire des réunions, réservation de salles - Rédige les compte rendu des réunions institutionnelles ou de toute autre réunion à la demande de la Direction - Gestion du courrier entrant et sortant de la Direction - Réalise régulièrement un reporting à la Direction Gestion du Dossier de l'usager : - Vous contribuerez au paramétrage du Dossier de l'usager. - En tant que référent dans le déploiement de Vivality, vous serez force de proposition dans l'évolution du ce logiciel pour mieux répondre aux spécificités du Pôle - Personne ressource pour les secrétaires médicales, vous serez le garant de la bonne gestion du dossier administratif des usagers - Une bonne connaissance du logiciel est rapidement attendue afin de répondre aux demandes de la Direction en matière de gestion de l'activité, renseignement de l'ANAP, de SIDOBA, ou pour satisfaire toute autre requête réclamant l'analyse d'éléments issus d'extractions ciblées Missions Ressources Humaines : - Assiste le directeur dans le suivi des règles légales et conventionnelles du travail, en matière d'hygiène sécurité et des conditions de travail applicables aux ESMS et/ou ERP - Après validation de la direction, assure la gestion des temps de travail et de l'annualisation du personnel du Pôle: saisi des emploi du temps, mise à jour des compteurs via le logiciel E.connection ou via tout autre logiciel du même type appelé à être utilisé par l'Association, - Supervise les procédures en matière de gestion des Ressources Humaines : envoi des éléments de paie, contrôle des bulletins de salaire, suivi des process associatif, - Effectue le suivi administratif du personnel : gestion des dossiers, archivage - Veille à l'application des procédures d'embauche et de départ du Pôle - Demande de contrats suivant indications de la direction - Suivi des visites médicales - Assurer le suivi des formations en lien avec les cadres du Pôle et les services du siège - Participe si nécessaire à l'accueil et l'intégration des nouveaux salariés et stagiaires Missions à caractère financier : - Compilation des factures, des brouillards de caisse, des notes de frais - Transmission au service comptabilité des documents financiers après traitement par la Direction - Archivage des factures - Commande et gestion des Tickets Restaurant - Effectue les commandes validées par la Direction et en assure le suivi - Suivi des véhicules : contrats de location, assurance, entretien, contrôle technique, gestion des sinistres, suivi des kilométrages Diplôme niveau 5 - BTS exigé -BTS SAM apprécié ou autres diplômes correspondant, diplômes complémentaires apprécies. Idéalement expérience d'au moins 3 ans dans des fonctions liées à la gestion administrative et des Ressources Humaines