Chargé d'administratif et d'accueil (H/F)

À propos de l'IFIS : Association de loi 1901, l'Institut de formation des industries de santé (IFIS) accompagne depuis 50 ans les entreprises et fédérations des industries pharmaceutique (Leem), de la cosmétique (Fébéa) et du dispositif médical (Snitem) dans leurs besoins en conseil et formation. Organisme de formation professionnelle continue de la Fédération française des industries de santé (Féfis), l'Ifis propose plus de 400 formations animées par un réseau de plus de 200 formateurs, chez nos clients ou dans nos locaux à Boulogne-Billancourt (Espace Rieux).Notre raison d'être : contribuer à l'indépendance économique et sanitaire de la France en maintenant, développant et enrichissant les compétences professionnelles nécessaires aux entreprises et collaborateurs des industries de santé et du bien-être.Description du poste :Relance de la facturation client : Effectuer des rappels amicaux pour les paiements en retard, suivre les paiements en retard avec rigueur et participer à la maintenance du fichier client.Poursuite d'exécution des procédures déjà engagées ou engager les procédures contentieuses adéquates et en assurer la gestion administrative.Identifier et prendre en charge les litiges commerciaux, et financiersContribution à la performance économique de l'entreprise en optimisant le taux de recouvrement,Accueil et gestion des visiteurs : accueillir nos visiteurs avec un sourire étincelant, les guider avec bienveillance, les mettre en relation avec les bons collaborateurs internes, et leur offrir une expérience inoubliable. Parallèlement, assurer l'enregistrement des visiteurs ainsi que le contrôle de leurs informations administratives, en garantissant la fiabilité des données recueillies.Communication extérieure : assurer l'accueil téléphonique en répondant aux appels avec une voix joyeuse, transférer les appels avec efficacité et noter les messages avec précision.Maîtrise du courrier : Gérer le courrier entrant avec professionnalisme, trier les colis avec minutie, réceptionner les livraisons et organiser les envois sortants.Formation et expérience : Titulaire d'une qualification de niveau BAC +2 (ou 3) avec un cursus commercial, financier ou économique (BTS, DUT en management des unités commerciales, négociation et relation client, technique de commercialisation et gestion des entreprises et des administrations).Une première expérience significative dans la négociation, le commerce ou en gestion de conflit et de contentieux administratifs et financiersAvoir des connaissances dans l'accueil, le service client ou un rôle similaire très apprécié.Conditions de travail : Contrat à durée indéterminée (CDI)Horaires : 8h00-16h30 du lundi au vendredi, télétravail possible selon la charge d'accueilAvantages : titres restaurant, prise en charge du titre de transport, mutuelle d'entreprise, 13ème mois.Qualités attendues : Maitrise du Pack Office / Esprit d'équipe, ponctualité, professionnalisme, organisation rigoureuse et efficace / Excellente communication orale et écrite, sens relationnel / Bienveillance, empathie, écoute active et discrétionType d'emploi : Temps plein, CDISalaire : à partir de 2 000,00€ par moisAvantages : Horaires flexibles / Prise en charge du transport quotidien / RTT / Travail à domicile occasionnelProgrammation : Du lundi au vendredi / Repos le week-end / Travail en journéeTypes de primes et de gratifications : 13ème MoisExpérience : Hôtesse d'accueil ou similaire: 1 an (Exigé)