Chargé D'aide Au Pilotage, Qualité, Contrôle Interne F/H

Fonctions : Chargé-e d’aide au pilotage, qualité, contrôle interne

Emploi-type : J2C47 - Chargé-e du contrôle de gestion, d’études et d’évaluation

Catégorie : A

Corps : IGE

BAP : J

La ou le chargé-e d’aide au pilotage, qualité, contrôle interne apporte à l’équipe de gouvernance et services et directions de la faculté des informations quantitatives et qualitatives et les outils d’aide à la décision.

Dans le cadre de la convention d’objectifs et de moyens, il/elle contribue au pilotage stratégique et opérationnel, accompagne la prise de décision.

Dans le cadre des projets PIA, il/elle contribue au suivi et au reporting des projets. 

Il/elle assure une mission de conseil et d’expertise auprès des porteurs de projet, en lien le cas échéant avec les services supports.

A ce titre, il/elle est chargé-e :

D’aider au pilotage :

• Animer/Organiser/coordonner les remontées des indicateurs et des actions
• Construire et mettre en place des outils d’aide à la décision, de pilotage, de régulation (indicateurs, tableaux de bord) à destination de la direction de l’établissement et des structures de manière à favoriser la rapidité des ajustements nécessaires. Accompagner ces outils d’une analyse et des alertes le cas échéant.
• Répondre aux demandes de reporting (de la gouvernance, des porteurs de projets, …)
• Établir des scenarios de gestion prévisionnelle d'activités
• Animer le réseau facultaire des référents aide au pilotage

D’assurer le déploiement et le suivi de la démarche qualité/contrôle interne au sein de la Faculté des Lettres :

• Contribuer à la conception, la mise en œuvre et la mise à jour des outils et/ou méthodes adaptés à la démarche qualité/contrôle interne de l’établissement, en lien avec la direction Qualité, contrôle interne de Sorbonne Université.
• Contribuer à l’identification des risques en collaboration avec les structures de l’établissement.
• S’assurer du respect des processus et des règles de qualité/contrôle interne par l’ensemble des acteurs.
• Sensibiliser, impliquer, accompagner, conseiller les différentes structures.
• Contribuer à la conduite du changement en anticipant et en accompagnant les transformations auprès des services.

D’assurer un contrôle et une veille interne

• Exercer une fonction de veille sur le(s) domaine(s) concerné(s)
• Proposer les actions correctrices et alerter si nécessaire
• Mettre en place et gérer des processus de contrôle et de validités de données
• Collecter et analyser les données quantitatives et qualitatives et en contrôler la fiabilité

D’accompagner et conseiller

• Organiser, animer et partager le suivi de gestion
• Animer et coordonner des groupes de travail
• Assurer une assistance méthodologique et de conseil auprès des différents acteurs
• Accompagner et promouvoir les actions retenues au sein de l'établissement

Conduite de projets : Oui

Encadrement : Non

Connaissances transversales requises :

• Connaissances générales en gestion financière et budgétaire et RH
• Connaissances de l’organisation et le fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur
• Connaissance générale des principes de la conduite de projets
• Connaissance approfondie des méthodes et outils statistiques
• Connaissance de la recherche, de la formation et des initiatives d’excellence (IDEX)
• Connaissance des techniques d’analyse des processus, des principes du management de la qualité, du management par les risques.

Savoirs faire :

• Utilisation de progiciel de gestion financière, l’utilisation de Sifac est un plus
• Utiliser les outils bureautiques et informatiques à un niveau avancé
• Exploiter les données des systèmes d’information du domaine étudié
• Maîtriser les techniques d’expression écrite et orale
• Comprendre et savoir traduire les besoins et attentes de l’équipe de direction ou des services de l’établissement
• Maîtriser les techniques d’enquête et d’entretien
• Animer et conduire une réunion ou des groupes de travail ;
• Transmettre un certain nombre de savoir faire (techniques, documentaires, méthodologiques) en adaptant ses explications aux acteurs concernés
• Recueillir les observations des interlocuteurs concernés.
• Gestion de projets
• Animation de réseaux
• Mise en œuvre d’une démarche qualité/contrôle interne, contribution à la diffusion et à la mise à jour de la documentation du contrôle interne (cartographies des risques et des processus, procédures…).

Savoir être :

• Excellentes capacités de communication orales et écrites
• Capacité d’organisation et de pilotage
• Capacité à appréhender les enjeux des dossiers
• Capacité à écouter et aptitude à communiquer
• Capacité à travailler en mode transversal et en équipe
• Respect des obligations de neutralité et de discrétion