Chargé De Gestion Administrative (H/F)

Finalité : Assurer la gestion des opérations administratives et pédagogiques liées à l'apprentissage Catégorie statut : Contractuel B Résidence administrative : UFA Sauxmarais 444 rue de la Chasse aux loups 50110 Cherbourg en Cotentin Missions principales : Aide à la gestion administrative des apprentis - Gérer les absences des apprentis (en lien avec DDFPT, CPE-AED, entreprises), contrôle et suivi de l'assiduité et des retards. - Préparer les dossiers administratifs liés à l'apprentissage (promesse d'embauche, contrats, calendrier, aide entreprise) - en lien avec le pôle apprentissage et le DDFPT, - Informer les apprentis sur leurs aides, - Assurer les demandes de 1er équipement, - Gérer le tableau récapitulatif des apprentis, - S'assurer que les visites en entreprise sont bien réalisées - Veiller à la complétude des documents pédagogiques (livrets d'apprentissage, livret de co-formation.), - Promouvoir et gérer les demandes d'aides au permis de conduire - Participer au suivi des livrets d'apprentissage et de co-formation - S'assurer de la mise en place des procédures conformément aux exigences du label qualité EDUFORM. - Renseigner et compléter l'outil de gestion Ypareo (formation prévue sur site) Aide à la gestion administrative des enseignants : - Participer au suivi des heures réalisées par les enseignants Aide à la Vie Scolaire : - Participer aux réunions de travail et évènements en lien avec l'apprentissage, pouvant comprendre la réalisation de compte-rendu et le suivi des actions. - Participer à des activités complémentaires aux enseignements (encadrement sorties public mixte Apprentis / Scolaires, activités sportives, culturelles ou artistiques, ). - Aider à l'intégration collective des élèves handicapés (référente handicap). Relations hiérarchiques : - Les missions s'exercent sous l'autorité du chef d'établissement, en lien direct avec le DDFPT et le pôle apprentissage. - Sous l'autorité hiérarchique de la direction opérationnelle de l'IFPRA Particularités fonctionnelles : En établissement scolaire 803,5h annualisées Remplacement jusqu'au 31 août 2024 - Exercice des fonctions en établissement, horaires parfois décalés appelant une certaine souplesse. - Une lettre de mission sera rédigée et validée par le chef d'établissement Connaissances : - Outils de bureautique. - Conditions et modalités de mise en œuvre de l'apprentissage. - Qualités rédactionnelles - Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, ) - Connaissance de la réglementation applicable (droit du travail, apprentissage, cadre scolaire). Profil professionnel : - Discrétion professionnelle. - Aptitude au travail en équipe. - Aptitudes relationnelle et aisance à s'exprimer. - Flexibilité et dynamisme. - Autonomie, disponibilité et bienveillance. - Rigueur et ponctualité. Compétences opérationnelles : - Maîtriser la mécanique du contrôle des absences, la gestion de dossiers et les tâches administratives - Accueillir les partenaires et orienter les personnes selon leur demande. - Organiser le calendrier des rendez-vous, visites, réunions et rencontres. - Savoir appliquer la réglementation. - Savoir être organisé et méthodique. - Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...). - Entretenir des relations de confiance avec élèves, familles et partenaires de la communauté éducative