Chargé De Gestion Administrative "Suivi, Pilotage, Qualité" H/F

Direction Générale Ressources (DGR)

Département Bâtiment, Architecture, Travaux, Ingénierie, Immobilier (BATII)

Sur un territoire dynamique, la collectivité, mutualisée entre la Ville de Nantes et Nantes Métropole, est propriétaire d'un patrimoine bâti diversifié de plus de 1,5 millions de m² dont le Département BATII assure la maintenance, l'entretien durable et les travaux d'amélioration. Le Département BATII conduit également de nombreux projets d'équipements nouveaux. Au sein de la Direction stratégie patrimoniale, les Pôles Patrimoine pilotent l'ensemble des travaux de conservation du patrimoine dans un esprit de gestion visant à assurer la performance écologique du patrimoine de la Ville de Nantes et de Nantes Métropole.

Rattaché·e au responsable du pôle patrimoine B, et au sein d'un collectif d'une trentaine de collaborateur·rice·s, vous accompagnez le responsable de pôle dans le pilotage de l'activité tant dans les missions transversales d'organisation (outils, procédures, etc), dans le respect de la démarche de certification QSE (Qualité, Sécurité, Environnement), que dans la préparation et le pilotage du plan pluriannuel d'investissement (PPI) et de sa mise en oeuvre budgétaire.
Vos activités :
Assurer la préparation et le suivi budgétaire des projets dans le cadre du PPI :
Créer, suivre et mettre à jour des outils de pilotage budgétaire des opérations dans le cadre du PPI
Alerter sur les échéances auprès des techniciens et du chef de pôle
Élaborer des tableaux de bord afin d'assurer un suivi de la traçabilité des opérations dans le cadre de la démarche performance
Participer à la formalisation ou à la synthèse d'études prospectives sur le patrimoine et d'analyses statistiques
Consolider les données patrimoniales du pôle :
Créer et mettre à jour des tableaux internes de suivi du patrimoine en lien avec les techniciens et les directions clientes
Participer, en tant que référent·e CARL, au groupe de travail pour la constitution du référentiel Immobilier
porter la démarche « planon » en lien avec l'ensemble des acteurs
Gérer des dossiers spécifiques liés aux obligations réglementaires (type Ad'AP : agenda d'accessibilité programmée) :
Récupérer et fiabiliser des documents et données, les répertorier et les intégrer dans l'outil de suivi correspondant
Mettre à jour et intégrer des scénarios en fonction des échéances réglementaires
Suivre et actualiser annuellement l'Ad'Ap
Assurer le suivi de la démarche de Certification QSE en lien avec le responsable qualité et le responsable de pôle (2 processus : entretien durable et amélioration du patrimoine) :
Porter la démarche auprès des acteurs internes et veiller à la bonne mise en oeuvre des procédures au sein des deux pôles et à leur actualisation,
Suivre les plans d'amélioration, les indicateurs et mettre à jour les outils de suivi correspondants
Apporter un appui administratif au responsable de pôle :
Accompagner le responsable de pôle dans la gestion de son activité (gestion agenda, préparation de réunions)
Réaliser ou mettre en forme différents documents (présentation d'opérations, bilan annuel, etc)

Connaissant l'organisation et le fonctionnement interne de la collectivité, vous disposez d'un réel intérêt pour le secteur d'activité du bâtiment et en connaissez les spécificités.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, les outils bureautiques usuels et êtes à l'aise dans l'appropriation de logiciels spécifiques (Carl, Planon, Coriolis, BO).
Vous détenez des capacités d'analyse, savez prioriser et faire face aux imprévus et/ou aux urgences.
Reconnu·e pour vos qualités relationnelles et votre sens de l'organisation, vous faites preuve d'initiatives, de rigueur et d'autonomie dans l'exercice de vos fonctions.