Chargé(e) d'accueil, d'orientation et d'accompagnement administ.

Mission (s) : Chargé(e) d'accueil, d'orientation et d'accompagnement administratif H/F Le/la chargé(e) d'accueil assure un accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées par CESAM Migrations Santé. Il/Elle est chargé(e) d'accueillir, renseigner, informer et orienter en fonction des demandes. Il/Elle contribue au fonctionnement de l'accompagnement en participant à l'écoute des demandes des personnes accueillies, en leur proposant une orientation adaptée en fonction de leur situation, en constituant une veille des dispositifs partenaires et en soutenant l'équipe sur le suivi administratif de des parcours des publics accompagnés dans les différents logiciels (notamment Viesion). - Assurer un accueil de qualité de tous les usagers au siège de l'association et gérer les appels /emails : o Favoriser l'expression de la demande et être à l'écoute du public accueilli o S'exprimer clairement et reformuler les demandes si besoin o Gérer les situations de stress et réguler les tensions si besoin o Adapter son intervention aux publics et besoins o Délivrer des informations sur les démarches à suivre / sur les dispositifs / services existants. - Contribuer, en lien avec l'équipe, à la conception et à l'actualisation d'outils visant à garantir un accueil et un suivi de qualité (guide pratique, affichage, etc.) - Contribuer au suivi statistique et au recueil d'indicateurs d'activités quantitatifs et qualitatifs - Effectuer un suivi administratif sur certaines situations des publics accompagnés (ex : relance auprès de professionnels et structures de santé pour prise de rendez-vous / places) - Actualiser les informations utiles, faire des recherches et enrichir la base de connaissances notamment sur les services proposés par les autres associations, les nouveaux dispositifs, les partenaires institutionnels et les services de la collectivité afin de mieux répondre aux besoins des publics accompagnés - Participer à la promotion des actions de l'association et à l'organisation d'événements en lien avec l'équipe et les partenaires associatifs et institutionnel. Activité(s) : - Animer l'accueil physique et téléphonique : organisation de l'espace, réception, écoute des demandes, transmission des messages et gestion des RDV - Réaliser un suivi administratif des publics accompagnés : mise à jour des logiciels de dossiers usagers et suivi / relance des usagers - Travailler en équipe pour optimiser l'accompagnement des publics accueillis, animer la vie associative, participer à des événements et promouvoir les actions de l'association - Travailler en lien avec les associations, partenaires institutionnels, services de la collectivité, en particulier celles relevant du lien social et de la santé Compétences : - Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques : une connaissance de l'outil Viesion ou de tout autre logiciel de Dossier usagers informatisé est un plus - Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit) - Capacité à travailler en équipe et en partenariat - Autonomie dans l'organisation du travail et capacité à rendre compte - Intérêt sincère pour travailler dans un cadre interculturel et avec un public en situation de vulnérabilité - Discrétion et confidentialité quant aux situations des personnes accompagnées - Maîtrise de la langue arabe est un plus