Chargé(E) D'accueil (H/F)

Centre de Formation Professionnelle et de Promotion Agricoles, organisme public de formation agricole destiné aux adultes et apprentis dépendant du ministère de l'agriculture.L'établissement comprend 70 personnels et accueille 250 apprentis et 1000 adultes en formation par an.Formations dans diverses filières des métiers agricoles : aménagements paysagers, installation agricole (BPREA), salariat en agriculture (Elevage, horticulture, maraîchage, viticulture, héliciculture), forêt.Description du poste :-Assurer la gestion de l'accueil téléphonique et physique, la planification et le suivi des activités du CFPPA-Mettre en œuvre la démarche qualité du centre au niveau de l'accueil des usagers et de l'organisation des activités du centre.Missions confiées :-Accueil du public, orientation des apprenants et des groupes, signalétique, affichage, gestion des appels téléphoniques, du courrier, -Réponse aux premiers contacts sur les formations à distance (Marché 100 % FOAD) avec mail-type et routage-Élaboration, mise à jour et suivi des plannings des activités du centre (hebdomadaires, par périodes, par formations ...), gestion de l'utilisation des locaux, de la réservation des repas (formateurs, intervenants extérieurs, jury....), des commandes de fournitures et produits d'entretien.-Saisie des bons de commandes sur logiciel interne-Collaboration à la mise en place, amélioration ou élaboration des procédures visant un service de qualité aux usagers, l'amélioration de l'organisation interne du centre et des relations avec ses partenaires.-Assurer des tâches de secrétariat diverses-Extraction des factures sur le logiciel Chorus et rapprochement avec les BDC avant transmission au service comptabilité.-Gestion des prestations cafés pour le service Pro et gestion des stocks.-Rappel ou contact par mail de certains prospects HUB-Gestion de l'entretien du parc véhicules avec l'agent technique et gestion de la partie assurance.-A terme après une bonne connaissance du fonctionnement de la structure : Relevé quotidien de la boîte mail institutionnelle du centre puis dispatch sur les différents personnels concernésCompétences à mobiliser:- communication auprès du public et des membres de l'équipe, efficacité, analyse des demandes- compréhension des activités du centre et de leur organisation, réactivité- repérage des ressources humaines du centre et des compétences- valorisation et amélioration des outils de suivi des activités sur logiciels traitement de texte, tableurs, et base de données-Excellente prestance relationnelle, indispensable tant en présentiel qu'au téléphone-Sens de l'organisation et rigueur, anticipation, polyvalence-Esprit critique constructif-Maîtrise de l'utilisation des outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)-Travail en équipe-Adaptabilité, souplesseContrat à durée déterminée à compter du 12/02/2024 et jusqu'au 31/08/2024 à 100 % renouvelable en CDD pluriannuels.Travail du lundi au vendredi de 8h/12h et de 14h/17hTuilage avec la personne en poste