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Forme de travailTes missions principales s’articulent autour des 4 conventions d’affaires : pour lesquelles tu seras chargé.e de gérer le suivi et l’accueil des participants. Tu seras la première personne que les participants rencontreront sur site, tu représenteras l’événement et la structure.
Les missions principales sont :
En amont de l’événement :
o Assurer le suivi commercial des participants internationaux (facturation, réponse aux questions des participants par email ou téléphone, etc. ) ;
o Organiser et gérer l’accueil des événements (rédaction du cahier des charges, effectuer les demandes de devis, coordonner les prestataires, rédiger les briefs et planning des hôte.sses, etc.) ;
o Mettre à jour la partie marchande de sites web des événements – WooCommerce (création et mise à jour de produits, paramétrage des emails de confirmation d’inscription, création de coupon code…).
Pendant l’événement :
Installer l’accueil de manière optimale.
Etre le référent de l’accueil et assurer une bonne gestion des flux.
Accueillir les participants et savoir les diriger et les renseigner.
Coordonner les hôte.sses sur les différentes missions (accueil, scan, vestiaire) et savoir les gérer afin de réagir en cas d’imprévus.
Après l’événement
Etablir les statistiques de participations selon différents critères.
Faire le bilan des solutions et proposer des améliorations.
Relancer les paiements non reçus.
De plus, tu seras amené.e à intervenir sur les missions suivantes :
Aider à la mise en place des plateformes de prise de rendez-vous :
Ajout et mise à jour des informations (conférences, speakers, sponsors, exposants)
Envoi de codes d’accès et assistance en cas de besoin
Organisation des soirées de ces événements
Rechercher des lieux originaux et prestataires
Proposer des animations afin de dynamiser la soirée
Mettre en place la soirée et s’assurer de son bon déroulement
Création PAO de visuels pour mettre en place la signalétique des événements (selon profil)
Pour finir, tu interviendras aussi sur l’organisation des animations d’Eurasanté :
Conseil et coordination avec l’équipe projet à l’initiative de l’événement
Gestion des prestataires, tels que traiteur, audio-visuel, lieu (recherche, demande de devis, suivi et coordination)
Assurer la mise en place le jour de l’événement
Types d’événements organisés : Hackaton étudiant, vœux de début d’année, job dating, afterwork, barbecue, conférences de presse, événements digitaux etc.
