Coordinateur / Coordinatrice Administratif(Ve) (H/F)

Rattaché(e) à la Coordinatrice du Groupement, vous accomplirez en général toutes tâches administratives, juridiques et informatiques (gestionnaire de base de données) nécessaires au bon fonctionnement de la société, et assister la Coordinatrice et les Coordinatrices achats dans leurs fonctions. Vous êtes l'interface entre les adhérents et le groupement. CDD 1 mois avec possibilité d'évolution du contrat de travail. Gestion Bureau : - Gérer l'accueil téléphonique et physique - sourcing des prospects - Classer et archiver tous les documents nécessaires au groupement - Gérer les ressources matérielles courantes (fourniture- véhicule...), la tenue des locaux - Gérer l'équipement informatique-téléphonique/internet-sauvegarde et sécurité informatique - Gérer les achats du bureau et piloter le budget des services généraux - Gérer l'état préparatoire des paies (congés - frais), vérifier la bonne application de la convention collective avec la Coordinatrice Facturation - Suivi des comptes - Suivre et relancer par trimestre les déclaratifs des achats des adhérents et le CA des fournisseurs référencés - Analyser et justifier les écarts des déclaratifs trimestriels entre fournisseurs et adhérents - Vérifier la cohérence entre base de données, fichier de suivi de facturation et le logiciel EBP Gérer la facturation - Assurer le suivi des encaissements et des règlements Communication interne et externe-Gestion du site intranet - Organiser et gérer les évènements d'Erosi (AG/buffet, conseil d'administration, commission d'achat, salon ) - Mettre à jour les outils de communication - Animer, créer (amélioration du site/modules..) -mettre à jour les informations sur le site Erosi( agenda-actualités -annuaires- tarifs-compte rendus...) - Accompagner et former les adhérents sur l'utilisation du site - Mettre à jour la base de données (alimentant le site) - Suivre les dysfonctionnements des outils (site- base de données-hébergeur...) - Gérer la communication relation extérieure (visibilité du GIE auprès des organismes institutionnels... - support /média presse) Relation Adhérents - Planifier, préparer les visites annuelles des adhérents et y participer (à la demande) - Recueillir, analyser les données (coté adhérent/info administrative-recensement des achats/besoins prévisions ..) - Exploiter les états statistiques via la base de données et l'outil de requête - Contrôler les factures des adhérents à la demande Juridique - Déclarer les modifications auprès du Greffe du Tribunal de Commerce - Gérer et suivre la contractualisation avec les fournisseurs - Suivre les changements juridiques des adhérents (changement de contrôle, procédure juridique ) Diplôme BAC + 3 validé minimum De formation supérieure ayant une expérience d'au moins 5 ans, vous avez une maitrise des connaissances de base variées : - outils de bureautique : bonne maitrise (Pack Office, EBP Gestion Commerciale Internet, Google Agenda, PC et Apple ) - outils informatiques : bonne maitrise (Photoshop-outil CMS Wordpress Liferay - base de données /phpMyAdmin) - gestion administrative et juridique : maitrise, et comptabilité/gestion : des bases. Vous avez également des compétences transverses : capable de s'adapter à des tâches et des environnements de travail divers, savoir gérer les priorités, être méthodique et rigoureux/(se), être autonome, être capable de travailler en équipe et de faire face à tout type de public, respecter la confidentialité