Coordinateur De Planning (Sorbonne & Malesherbes) F/H

Fonctions : Coordinateur-trice de planning (Sorbonne & Malesherbes)

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et de formation     

BAP : J

Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative
 

MISSION : 

La personne recrutée est chargée de la mise en place des emplois du temps et des plannings d’examens de 2 sites de la Faculté des Lettres. Elle pourra également être mobilisée sur le déploiement d’un nouvel outil de gestion du planning (prévu pour la rentrée 2024/2025), sur la mise en place de procédures fiabilisée de gestion des emplois du temps en lien avec les UFR et composantes concernées, et sur la participation au déploiement d’une entité « gestion de l’évènementiel » sur le service.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

• Gérer le planning des amphithéâtres et salles de cours attribués à la Faculté des Lettres / Sorbonne Université sur les sites de la Sorbonne / Champollion et sur le site de Malesherbes.
• Travailler en lien étroit avec les collègues du service planning afin d’assurer une continuité de service.
• Optimiser l’occupation de ces locaux
• Réserver les salles selon les projets d’emplois du temps adressés par les UFR pour les cours et les examens
• Réserver les salles et organiser la surveillance pour les examens en relation avec le service des[EG1]  examens + gestion des sujets et permanence des examens sur le site Malesherbes
• Traiter les demandes ponctuelles internes et externes de demandes d’espace
• Encadrement de 25 à 30 surveillants d’examens 2 fois par an
• Administrateur de l’application ADE (ou autre application planning[EG2] ) avec le chef de service planning
• Traiter les demandes des services ou des enseignants pour les réunions, soutenances et manifestations diverses (colloques, séminaires)
• Éditer, diffuser et classer les plannings ponctuels chaque semaine
• Dans le cadre des mesures de sécurité communiquer au Rectorat l’objet de la réunion et la liste des participants (pour le site Sorbonne)
• Participer aux réunions de déploiement du nouvel outils planning (prévisible pour la rentrée 2024-2025)
• Participer et animer en lien avec le (la) chef(fe) de service les réunions de mise en œuvre de procédures de gestion de planning fiabilisée en lien avec les UFR et composantes

Location des espaces

• Participer à la création et mise à jour de procédures pour la valorisation des espaces de la Faculté des Lettres
• Contrôler l’opportunité des demandes
• Organiser la visite des locaux
• Élaborer et suivre la convention de location

Horaires de travail : 8H30 12h00 / 13h30-17h30 du Lundi au vendredi

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
• Connaissance générale des aspects juridiques, financiers et contractuels de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissances générales dans les domaines de l’hygiène, de l’environnement, de la sécurité au travail, de la protection contre l’incendie et dans le domaine du bâtiment

Savoir-faire :

• Encadrer et organiser le travail des agents qui lui sont affectés
• Coordonner l’ensemble des activités sur le centre notamment avec les différentes composantes (antennes des UFR, cafétéria exploitée par le CROUS)
• Établir annuellement les prévisions de dépenses sur tous les postes de fonctionnement  et gère le budget alloué au centre
• Prévoir et coordonner les interventions des entreprises dans le cadre des marchés publics, des contrats de maintenance et des besoins ponctuels en relation avec la Direction du bâtiment et de la logistique
• Mettre en œuvre des moyens nécessaires pour la sécurité des personnes en relation avec le rectorat et le Service prévention et sécurité
• Allouer les moyens en locaux en conformité avec le schéma pédagogique d’implantation des disciplines
• Mettre en application les règles et procédures administratives et de gestion décidées par l’université
• Élaborer et améliorer les outils et méthodes de gestion
• Contribuer à l’optimisation de l’occupation des locaux en lien avec les services centraux Facultaires

Savoir-faire transversaux :

• Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels
• Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées
• Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
• Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéance
• Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins
• Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures
• Capacité à conduire un entretien, une réunion
• Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
• Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service
• Capacité à accompagner les personnels à l’usage des systèmes d’information

Savoir être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité