Coordinateur Prestations de Services

Le Coordinateur Prestations de service IdF soutient l’équipe managériale dans l’implémentation et le bon respect du contrat IFM pour le client dans toute la région relevant de sa responsabilité. La personne joue un rôle clef dans la coordination entre les sites, en à ce que les services soient fournis conformément aux SLA et aux KPI, en travaillant en étroite collaboration avec les équipes opérationnelles, les partenaires fournisseurs et l’équipe du client.

Le portefeuille de clients comprend plus de 340 sites en Europe et plus de 140 en France comprenant des activités de logistique, distribution, des sièges sociaux et de petites propriétés régionales polyvalentes. Ces sites clients sont desservies par des techniciens CBRE mobiles et statiques, ainsi que par du personnel des fournisseurs, couvrant une gamme complète de Services FM.  La portée de la responsabilité technique de CBRE s’étend des réparations et de la maintenance, de la gestion des actifs, de la gestion de l’énergie et de l’optimisation des systèmes de construction, aux réparations et à l’entretien des tissus et des toits et aux inspections techniques. 

Principales activités et tâches :

Le Coordinateur Prestations de service IdF est chargé de soutenir et de coordonner les activités liées aux Prestations de service et de gestion des intervenants et sous-traitants, y compris le soutien administratif aux équipes qui gèrent et dirigent les services. La personne a les responsabilités de base suivantes :

Généralités

• Assurer la coordination et le soutien administratif pour les Prestations de Services sur les sites dans le secteur géré.  Les services comprennent, sans toutefois s’y limiter : les réparations et l’entretien, le nettoyage, la restauration, la vente automatique, la gestion des déchets, la lutte antiparasitaire, les services hivernaux, l’entretien des tissus, l’entretien du terrain, les services de réception, les services de navette et autres.
• Coordonner la gestion des conférences, des réunions et des événements, y compris la réservation de salles, la coordination et la planification au besoin
• Faciliter les programmes clients et CBRE, y compris le développement de Services, l’innovation, la durabilité et les initiatives d’amélioration continue
• Aider l’équipe de direction avec le soutien administratif général, y compris le traitement des factures, les demandes de bons de commande, les arrangements de voyage, les rapports de dépenses, la présence des fournisseurs, les projets sur site, etc.
• Demander des services de construction et/ou d’équipement au besoin, en suivant les processus et les outils de demande de service définis
• Gérer l’exactitude, la production, la qualité et la conservation des documents du programme, ce qui peuvent inclure l’administration de sites SharePoint ou similaires.
• S’assurer que les documents des clients et de l’entreprise sont conformes aux directives du client et de la marque de l’entreprise
• Utiliser et maintenir l’intégrité des bases de données et autres outils numériques associés à la prestation de Services, sur demande
• Répondre aux demandes et aux plaintes des clients concernant les services de gestion des installations.
• Assister aux réunions de déménagement et coordonner tous les déménagements avec les contacts clients
• Assister dans l’achèvement du plan de continuité des activités, des plans de réponse aux incidents et des plans de gestion de crise.
• Gérer la relation fournisseurs et s’assurer que tous les fournisseurs ont une preuve d’assurance ainsi qu’une documentation contractuelle à jour en place
• Administrer le processus d’intégration des membres de l’équipe et des fournisseurs de Services tiers et le processus de présélection avant l’emploi, y compris l’orientation des nouveaux employés, la formation, l’équipement et la commande de logiciels
• S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées
• Capacité de conduire et d’offrir un service d’excellence de 1re classe avec des idées novatrices et convaincantes
• Développer des relations de partenariat avec le(s) client(s) clé(s) sur chaque site
• Assurer un travail collaboratif entre les équipes de service sur site, CBRE et les partenaires fournisseurs
• Établir une connaissance approfondie de la culture client avec un accent particulier sur la gestion des installations et l’organisation du site
• Liaison étroite avec l’équipe de support centrale pour promouvoir une image professionnelle cohérente de CBRE
• Promouvoir et parrainer une culture d’amélioration continue et de meilleures pratiques.
• Soutenir la rédaction du rapport mensuel du client, y compris les réunions régulières avec les intervenants locaux du client
• Gérer les ressources humaines CBRE et des sous-traitants pour maximiser la qualité des services fournis.

Santé et sécurité

• Effectuer régulièrement des inspections de santé et de sécurité, des audits et des visites qualité
• Veiller à ce que tous les accidents, conditions dangereuses et risques soient signalés sur les plateformes appropriées.
• Effectuer des examens des incidents et des enquêtes en élaborant et en exécutant des plans de remédiation et d’atténuation
• Maintenir un environnement de travail sûr dans les domaines de responsabilité
• Assurer la conformité aux politiques, procédures et normes adoptées par CBRE et Le client (par exemple, EN/ISO, etc.)
• S’assurer de la mise en place des plans de prévention et des permis de travaux
• S’assurer que les évaluations des risques et les énoncés de méthode sont remplis par tout le personnel de CBRE et du fournisseur, le cas échéant, avant d’effectuer des travaux pertinents sur les sites du client
• Participer à la gestion des incidents et à la planification, à la formation et à l’exécution de la continuité des activités
• Entreprendre des évaluations des risques et des enquêtes sur les accidents et mettre en œuvre des plans d’action subséquents
• S’assurer que toutes les actions d’audit sont clôturées dans les délais impartis, offrant une transparence et une visibilité totales des actions et des résultats à l’équipe de gestion des comptes
• S’assurer que les normes en matière de santé et de sécurité et d’environnement sont respectées
• Maintenir une bonne connaissance pratique de la législation pertinente en matière de santé et de sécurité

Systèmes et procédures

• Surveiller les systèmes d’assistance et de reporting pour assurer la conformité aux KPI et aux accords de niveau de service
• Assurer l’adoption complète de l’utilisation au sein des équipes des outils et systèmes disponibles sur le compte tels que les plateformes de reporting, les systèmes de GMAO, les rapports H&S, le partage de fichiers et les outils de communication (Teams / Zoom).
• S’assurer que les procédures opérationnelles normalisées, les manuels et les procédures d’exploitation d’urgence sont en place, régulièrement examinés et toujours suivis par le personnel CBRE et le personnel du fournisseur.