Gestionnaire Au Secrétariat Du Service Commun De Documentation (H/F)

Contexte du recrutement L'Université Paul-Valéry Montpellier 3 est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 20 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques sont préparés. Université citoyenne et durable installée sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d'un Musée des Moulages classé et d'un Théâtre La Vignette devenu « scène conventionnée pour l'émergence et la diversité ». Le poste est situé au sein du secrétariat du Service Commun de Documentation de l'université Paul-Valéry Montpellier 3 (SCD). Le SCD est localisé sur 3 sites et met à disposition des étudiants, enseignants-chercheurs et lecteurs extérieurs plus de 600 000 documents en LLASHS. Il accueille plus de 640 000 usagers. Le secrétariat du SCD est un service support qui assiste les différents départements et gère l'ensemble des opérations administratives et financières du SCD, en lien avec les directions ressources de l'établissement (DRRH, DAFPA et DSIN principalement). Il est composé de 4 agents et placé sous l'autorité du directeur du SCD. Missions Mission 1 . Gestion administrative et suivi des vacations étudiantes et administratives - Gestion et suivi des dossiers de recrutement de vacataires : Élaboration des fiches de besoin, gestion des candidatures et organisation des rendez-vous en lien avec les recruteurs, constitution des pièces du dossier de recrutement. - Participation à l'élaboration et suivi des contrats de vacations en lien avec la DRRH de l'université (entre 25 et 30 contrats à gérer pour l'ensemble des BU). - Saisie et suivi mensuel des heures de vacations en lien avec les responsables fonctionnels du SCD et la DRH de l'université : suivi des enveloppes allouées et de leur bonne imputation budgétaire (applications « Planning Biblio » et « vacations »). Mission 2 . Gestion administrative des personnels du Service - Suivi et transmission à la DRH de tout document utile (PV, fiches de poste, arrêts maladie etc.) - Suivi de l'outil de congé utilisé par le service gestion des droits et suivi des situations de congés pour tous les agents du SCD) - Suivi financier : suivi du Service fait pour la documentation des deux bibliothèques (Atrium et Saint-Charles) - Interface avec les différents responsables fonctionnels du SCD et la Direction des affaires financières (DAFPA) Mission 3. Participation aux activités administratives mutualisées du secrétariat du SCD - Préparation de la régie de recettes - Accueil de service public (environ 4h/semaine) sur les plateaux de la bibliothèque , accueil téléphonique, traitement du courrier et des mails reçus sur la messagerie générique du Service CONNAISSANCES ET SAVOIRS Connaissances en gestion administrative et en gestion des ressources humaines SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS Savoir appliquer des procédures en respectant les délais des calendriers des gestion (celui de la paye notamment). Savoir utiliser les outils bureautiques courants (excel, word) Savoir utiliser des applications métiers SAVOIRS ÊTRE Être organisé(e), réactif(ve) et rigoureux(se) Qualités d'accueil, d'écoute, de disponibilité Faire preuve de discrétion