Responsable administratif adjoint de l'UFR Sciences de la vie F/H

Fonctions : Responsable administratif-ve adjoint-e de l’UFR Sciences de la vie

Emploi-type : J3C44 - Assistant-e en gestion administrative

Catégorie : A

Corps : ASI

BAP : J

Mission :

Placé-e sous la hiérarchie de la responsable administrative de l’UFR, le-la Responsable administratif-ve adjoint-e collabore au pilotage administratif de la composante et assure l’encadrement des agents du pôle administratif de l’UFR.
Il-elle participe également à la mise en place d’une démarche qualité au sein des services de la direction de l’UFR par la formalisation des processus et la capitalisation des bonnes pratiques de gestion sur son périmètre d’activité.

Activités principales :

Missions d’aide au pilotage :

• Suppléer la responsable administrative en son absence
• Suivre et superviser la mise en œuvre des campagnes relatives aux personnels de l’UFR dans le respect des règles de gestion (révisions des effectifs, entretiens, avancements, …)
• Fiabiliser les données RH des personnels et veiller à la mise à jour de leurs informations des personnels
• Élaborer et mettre à jour des outils d’aide au pilotage tels que des indicateurs et des tableaux de gestion
• Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures pour l’ensemble de la structure et assurer la mise en œuvre d’une démarche qualité pour le pôle
• Communiquer les informations auprès des usagers internes et externes de l’université (personnels, étudiants, partenaires, …)
• Assurer le suivi des opérations informatiques, logistiques et de maintenance et contribuer à la mise en œuvre des projets d’aménagement
• Assurer l’organisation matérielle des conseils, commissions et des réunions de la direction de l’UFR
• Gérer les stocks et le réassort des consommables et assurer le suivi des achats de matériel informatique et de mobilier
• Procéder à la validation des temps de service sur l’outil de gestion à partir des fiches d’unités d’enseignement

Missions d’encadrement : 2 agents de catégorie B

• Planifier, prioriser et coordonner les activités des agents du pôle administratif de façon à réaliser les missions et objectifs du pôle et à assurer la continuité de service
• Gérer les absences, congés et demandes de formations, réaliser les entretiens professionnels et assurer le suivi de carrières des agents du pôle
• Former les nouveaux personnels affectés au pôle
• Veiller à la mise en place, à l’organisation et à l’accès de chaque membre de l’équipe à un espace de travail partagé
• Contrôler les opérations administratives réalisées par les gestionnaires et superviser les tableaux de suivi

Interactions :

Le/la Responsable administratif-ve adjoint-e travaille en lien étroit avec la directrice et la responsable administrative de l’UFR, les départements de formations, les unités de recherches de la composante et les services centraux de la Faculté des Sciences et Ingénierie. Il/elle exerce également ses activités en interaction avec les partenaires externes de l’UFR.

Conduite de projets : Oui

Encadrement :    Oui

Conditions particulières d'exercice :

• Contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des campagnes
• Fermetures de service durant la période estivale et en fin d’année

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et procédures en vigueur dans le milieu universitaire
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
• Maîtrise de l’anglais oral et écrit

Savoir-faire :

• Élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
• Définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
• Manager et animer une équipe : savoir déléguer, coordonner et gérer des conflits
• Gérer son activité dans un calendrier contraint
• Établir un calendrier de travail et un plan d’action, le mettre en œuvre
• Maîtriser les techniques de communication
• Rédiger des notes, comptes rendus, courriels et contenus de site web
• Assurer de la bonne circulation de l’information
• Adapter ses explications aux divers interlocuteurs
• Animer un réseau en explicitant les règles et en recueillant les besoins

Savoir-être :

• Rigueur et fiabilité
• Esprit de synthèse et d’analyse
• Adaptabilité et polyvalence
• Sens de l’organisation
• Aptitude au travail en équipe
• Sens du relationnel
• Capacité à formuler des propositions, à identifier des solutions et à anticiper
• Sens du service public
• Confidentialité