Responsable Administratif Et Financier – F/H

Identification du poste

Intitulé du poste : Responsable administratif et financier – F/H

Catégorie :  A

Quotité d’affectation sur le poste : 100%

Référence à prendre en compte dans le référentiel des Emplois-Types – REFERENS III :

Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »

Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage

Emploi-type : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel / Code emploi-type :  J2C46

Correspondance statutaire : Ingénieur d’études (IGE) ou équivalent

Contexte de travail

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) – Campus de Villetaneuse

Composante / Service : Institut Universitaire de Technologie (IUT)

Composition du service (effectifs) : 44

Fonction d’encadrement : Oui  

Rattachement hiérarchique : Directeur de l’IUT de Villetaneuse et Directrice Générale des Services (DGS) de l’université

Missions principales et description du poste

1. Missions principales

Le.la Responsable administratif.ve et financier.e a pour mission principale d’assurer l’expertise administrative auprès du directeur et de son équipe. Il.elle a un rôle de conseil sur les affaires juridiques, la gestion du personnel et la gestion budgétaire de sa composante. Il.elle participe à l’élaboration des objectifs stratégiques de la composante et les met en œuvre dans le cadre des objectifs généraux de l’établissement.

1/ Administration générale et pilotage

2/ Affaires budgétaires et financières

3/ Gestion des ressources humaines

4/ Coordination pédagogique

5/ Logistique générale

1. Description du poste

Mission

1/ Administration générale et pilotage

Activités

• Participer à la réflexion sur les axes stratégiques de développement de la composante ; organiser et conduire en lien avec le directeur, la politique qui en découle
• Organiser, diriger et animer les différents services (administratifs, comptables, financiers, recherche, pédagogiques…) de la composante
• Piloter la charge d’enseignement et contrôler les services d’enseignements
• Apporter expertise et conseil auprès du directeur et du conseil de composante
• Elaborer et mettre en œuvre des indicateurs de pilotage et d’outils d’aide à la décision
• Préparer et participer aux dialogues de gestion Superviser l’organisation des opérations électorales de toute nature Participer à l’élaboration du contrat d’objectifs et de moyens pluriannuel Assurer une veille juridique et réglementaire ; accompagner les instances de la composante (conseil, conseil restreint, commissions…)

Mission

2/ Affaires budgétaires et financières (en lien avec la DAF et la DRH)

Activités

• Par délégation, élaborer et exécuter le budget ; en analyser l’exécution
• Prévoir la masse salariale sur ressources propres, en suivre l’exécution et maitriser son évolution

Mission :

3/ Gestion des ressources humaines (en lien avec la DRH)

Activités

• Elaborer les fiches de poste et piloter l’organisation fonctionnelle de la composante
• Assurer le recrutement des personnels BIATSS
• Organiser le temps de travail au sein de la composante en fonction de l’activité
• Mener les entretiens professionnels et définir les besoins en formation
• Accompagner les parcours professionnels des agents
• Organiser et superviser les campagnes collectives RH (enseignants-chercheurs, enseignants du second degré, BIATSS et contractuels)
• Organiser les  campagnes d’emploi des personnels enseignants-chercheurs et BIATSS

Mission :

4/ Coordination pédagogique (en lien avec la DF)

Activités 

• Coordonner et superviser les services pédagogiques
• Contribuer à l’administration de l’offre de formation
• Suivre les dossiers de partenariats et de conventions pédagogiques
• Organiser la gestion des études
• Superviser et contrôler du le processus de scolarité administrative (du recrutement jusqu’à la délivrance du diplôme)Superviser l’organisation des enquêtes pédagogiques, en déduire des indicateurs et veiller à leur exploitation

Mission :

5/ Logistique générale

Activités

• Veiller à la maintenance générale de premier niveau des locaux
• Veiller au respect des conditions d’hygiène et sécurité
• Encadrer des opérateurs logistiques

Observations :
La diversification des activités et des publics, ainsi que la complexification de l’offre de formation aboutissent à renforcer les compétences tant techniques (maîtrise de la bureautique) que réglementaires (bonne connaissance des circuits et procédures, connaissance des textes relatifs à la gestion des études).

La mutualisation des ressources et compétences pratiquée à l’IUT implique de s’investir dans des évènements collectifs et transversaux (réunions d’information, réunions de rentrées, remises de diplômes, évènements à l’initiative de l’IUT ou de l’université en lien avec l’IUT Villetaneuse, …).

Outils spécifiques à l’activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Hyperplanning, E-candidat, I-parapheur, SIFAC et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, …

Compétences / Connaissances

Connaissances / Savoir

- Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux EPSCP

- Connaissance des droits et obligations de la fonction publique

- Connaissance approfondie des systèmes d’enseignement et de recherche

- Connaissance générale de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure

- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines

- Connaissance générale des règles de gestion comptable et financière des établissements publics

- Connaissance approfondie des statuts et des personnels des établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche

- Connaissance des règles d’hygiène et sécurité

- Connaissance des principaux logiciels de gestion utilisés au sein de l’établissement (SIFAC, SIHAM, APOGEE…)

Savoir faire

- Appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion

- Manager et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien

- Conduire un projet, accompagner les changements

- Déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord

- Qualités d’expression écrite et orale

- Capacité d’analyse et de synthèse

- Savoir organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la composante

Savoir être

- Disponibilité

- Aisance relationnelle

- Maîtrise de l’encadrement

- Etre à l’écoute