Secrétaire Administratif / Administrative

Description du poste : -Encadrement : travail en lien avec la Secrétaire générale de l'Union locale CGT-Activité principale : accueil physique et téléphonique, gestion administrative-Spécificité du poste/contraintes : -poste à mi-temps, pas de possibilité de télétravail -maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint -savoir-être : être à l'écoute, savoir travailler en équipe, capacité à anticiper des évènements ou à gérer des situations d'urgence, sens du relationnel, discrétion -savoir-faire : être en capacité de gérer l'accueil physique et téléphonique, être organisé-e, être réactif-ve, respecter la confidentialité des informations, savoir gérer et prioriser des mails ou courriers papiers, savoir gérer un agenda de rendez-vous ou de réunions, savoir rédiger un courrierDescription des activités principales :-Fonctions d'accueil : -Accueil physique et téléphonique des salarié-es, des syndicats, des syndiqué-es, des formateur-rices, des stagiaires : - Salarié-es : les aiguiller selon la situation (cf. procédure), leur proposer l'adhésion au syndicat - Syndicats : besoins courants (réservation de salles ), les aiguiller selon situation (cf. procédure), accueil lors des réunions - Syndiqué-es : aiguiller selon situation (cf. procédure) - Formateur-rices : en l'absence des responsables formation (pouvoir leur donner les documents qui ont été préparé à l'avance) - Stagiaires : accueil arrivée les jours de formations pour les orienter vers la salle de formation, ouvrir aux stagiaires (accès entrée Union locale), préparer le café et friandises (vérifier la disponibilité), vérifier l'approvisionnement dans les sanitaires (papier WC, éponge, savon) - Répondre à la demande des formateur-rices ou autre membre de l'Union locale (photocopie, envoi de mail, questions )-Fonctions administratives : -Gestion et suivi de la réservation de salles : - Pour la formation - Pour les réunions en interne - Pour les syndicats qui en font la demande -Gestion des dossiers de la formation syndicale : - Envoi des convocations des stagiaires -Gestion des dossiers de l'Union locale en lien avec la Secrétaire générale : - Rédaction et envoi de courriers - Gestion des mails - Courriers postaux entrant/sortants -Diffusion de l'information syndicale de l'Union locale en lien avec la Secrétaire générale de l'Union locale : - Aux secrétaires généraux des différents syndicats : info Luttes, tracts -À la demande de la Secrétaire générale de l'Union locale : - Création de documents, de tableaux - Suivis des listes de diffusion - Tenir le registre d'accueil