Secrétaire Administratif / Administrative

MISSIONS : Tenue du Secrétariat du CFPPA I - TACHES A EXECUTER Accueil et Secrétariat Assurer l'accueil physique et téléphonique. Transmettre les documents relatifs au recrutement (fiche contact, pièces justificatives, plaquette de formation) Organiser la transmission de tous les documents administratifs et pédagogiques à la directrice du CFPPA. Collecter les informations nécessaires à la synthèse des enquêtes à six mois. Gestion Administrative et Pédagogique des dossiers des usagers de la Formation Organiser les rentrées des stagiaires avec les coordonnateurs des filières. Réaliser et suivre les dossiers d'entrée en stage des stagiaires (rémunération, attestation ). Réaliser les fiches d'ouverture et de clôture des formations. Réaliser les tableaux des états trimestriels sur FORMANOO. Réaliser le suivi des présences des stagiaires selon leur statut (ASP, Pôle Emploi, CPF .). Réaliser le suivi des heures stagiaires et des heures formateurs dans le cadre du suivi hebdomadaire, mensuel, trimestriel, semestriel, annuel et en fonction des besoins du Centre. Collecter les documents nécessaires aux liquidations des marchés (tableau de réalisation horaire, justificatifs, justification des départs en cours de formation ). Transmettre les documents nécessaires pour les contrôles FSE, Conseil Régional, à distance ou sur place. Collecter et vérifier les pièces nécessaires à l'élaboration des dossiers d'examen. Gérer le conseil de centre (invitation, réservation de la salle, accueil café ) Préparer et assurer la mise en forme des documents préparatoires au Conseil de Centre, prise de notes et rédaction du procès-verbal. Indexa (inscription des stagiaires et saisie des résultats aux examens sur base de données Indexa). Vérifier les pièces et conditions suspensives à l'examen. Faire le lien avec l'autorité académique (attestation de réussite, demande de dérogation d'inscription à l'examen, envoi des dossiers d'habilitation, ) Renseigner les enquêtes sur la plateforme Formanoo. Editer les attestations d'UC. Suivi administratif de la remise des diplômes. Répondre aux sollicitations des partenaires et/ou les mobiliser (Conseil Régional, Pôle emploi, ASP, ) Gérer le suivi administratif des formations dans le cadre de la coopération internationale (Ex : Rodrigues) Et toutes autres tâches attribuées par l'équipe de Direction dans le cadre du statut d'emploi et compte tenu de l'expérience professionnelle de l'agent. II - COMPETENCES PROFESSIONNELLES 1-Maîtrise des logiciels WORD, EXCELL et ceux de la communication Internet. 2-Respect de la confidentialité. 3-Savoir hiérarchiser les tâches au regard des impératifs du service. 4-Rigueur, méthode, esprit d'initiative, sens de l'organisation. 5-Capacité rédactionnelle - sens du relationnel, disponibilité. 6-Bonnes connaissances du fonctionnement de l'EPLEFPA. 7-Connaissance des plateformes prenant en charge la formation professionnelle adulte (Formco, ASP, Kainos, Indexa) III - OBSERVATIONS Les activités recensées sont à titre indicatif : l'agent doit être polyvalent et peut être appelé à intervenir en cas d'absence ou de besoins sur les secteurs d'activités des autres personnels administratifs et sur toute tâche demandée par l'équipe de direction.