Secrétaire administratif / administrative

1. Définition de la fonction : Au sein du Pôle prévention promotion de la santé, le/la secrétaire intervient plus particulièrement dans la réalisation des tâches d'accueil téléphonique, de coordination administrative et logistique sur les programmes de prévention à destination des retraités. - Profil de poste o Formation : Bac+2 ou 3 secrétariat / assistanat / gestion administrative et commerciale o Expérience exigée, minimum 2 ans dans un poste de secrétariat ou de coordination - Compétences requises : Savoir et savoir-faire - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel ) - Maîtrise des outils collaboratifs (Office365 ) - Maîtrise des techniques de communication et de l'information - Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis - Compétences rédactionnelles, notamment respect des règles grammaticales et orthographiques - Accueil téléphonique - Capacité de veille et d'alerte de sa hiérarchie et de l'équipe - Capacité de suivi budgétaire et de gestion administrative, logistique - Capacité de prise de parole en public Savoir être : - Rigueur - Réactivité - Polyvalence - Discrétion - Sens pratique - Capacité d'écoute - Aisance relationnelle 2. Activités - Actions dominantes : assurer la logistique des actions - Programmation des ateliers en présentiel et en distanciel o Accueil téléphonique, information et mobilisation/promotion du dispositif (appels entrants et sortants) o Préparation de courrier et/ou d'emailing pour les relais locaux (mairies, associations, ) et pour les seniors bénéficiaires des actions o Publipostage ou gestion d'emailing o Création des dossiers de suivi logistique des ateliers sur informatique o Impressions, tirage de photocopies o Élaboration de calendriers prévisionnels en lien avec les coordonnateurs o Contacts partenaires (réservations de salles, modalités de remise des clefs, etc.) o Contacts prestataires (animateurs et intervenants) pour valider les calendriers et élaborer les conventions o Saisie sur les différents logiciels de suivi administratif (Prosper, ABJ report) - Lancement des ateliers et suivi des ateliers en cours o Appels entrants et sortants o Préparation, impressions et envoi des conventions d'interventions prestataires o Transmission infos logistique ateliers aux interlocuteurs concernés (animateurs, coordonnateurs) o Préparation des dossiers animateurs et coordonnateurs (documents, livrets pédagogiques ) o Mise à jour des listes de participants et des dossiers de suivi logistiques sur informatique o Extraction de données : questionnaires d'évaluation, assiduité, etc. o Contact avec les animateurs sur le déroulement du module et son suivi avec le chargé de projets o Traitement des dossiers retournés par les animateurs en fin de module o Gestion des stocks de documents et supports pédagogiques, commandes - Actions secondaires o Accueil/émargement et assistance aux coordonnateurs lors d'évènements de promotion du dispositif o Possibilité d'intervention pour présenter le programme aux participants et partenaires locaux o Possibilité de proposition d'actions allant dans le sens des orientations définies, notamment en matière de politique qualité et d'évaluation o Possibilité de participation aux réunions des différentes commissions et groupes de travail internes et externes pour lesquelles il est mandaté 3. Divers - CCN Mutualité - T1 - Salaire : 22 370 € bruts annuels pour 1 ETP - Disponibilité du poste : immédiate - Déplacements ponctuels sur le département - Horaires fixes / temps complet - Poste basé sur l'antenne prévention de Chalon-sur-Saône - Avantages collectifs / Chèques déjeuners / Mutuelle / Télétravail selon charte