Secrétaire Comptable

Sous l'autorité du Président ou de la personne mandatée par ce dernier il/elle est en charge de :Fonctionnement de l'association et communication interne-Préparation administrative et matérielle des réunions, et réalisation de compte-rendu.-Rendre compte périodiquement de l'avancement des actions en cours auprès de son supérieur hiérarchique désigné et du président de l'associationCommunication externe et organisation de l'action associative-Peut être actrice des relations avec la fédération/le réseau SOS hépatites à laquelle adhère l'association en complémentarité avec les autres salariés.-Peut être amenée à participer aux événements de la vie associative régionale et nationaleCaractéristiques:-Participation aux réunions d'équipe et, le cas échéant, aux réunions des organes décisionnels de l'association.-Travail en lien avec les bénévoles, les salariés et les partenaires de l'association.Missions :Secrétariat :-Faciliter le fonctionnement de la structure et de la tenue des activités.-Gestion et suivi du courrier.-Classement, organisation et archivage.-Suivi des fournitures et réapprovisionnement.-Suivi des convocations auprès de la médecine du travail.-Convocation aux différentes réunions et compte-rendu réunions.-Gestion de stock et gestion de prêt de la documentation et outils de prévention -Organisation administrative et logistique des formations et colloques organisés -Utilisation du logiciel PUBLISHER : Création d'outils de communication et de divers documents -Suivi administratif des actions de terrain et transmission des données aux personnes concernées.-Participation et élaboration de différents courriers.-Suivi des différents dossiers administratifs et financiers.-Gestion et suivi du fichier « adhérents ».-Participation à la gestion du site internet (wordpress) et des réseaux sociaux -Gestion de stock des TROD et matériel annexe-Saisie des dossiers TROD et établissement des états récapitulatif Gestion comptable : -Suivi des congés des salariés.-Préparation des fiches de paie sur le site du CEA-Rédaction documents début et fin de contrat.-Gestion et traitement des chèques (réalisation remises de chèques).-Edition devis et factures.-Collecter et vérifier les pièces comptables courantes (factures, clients et fournisseurs, justificatifs de frais...). -Saisie des pièces comptables courantes (factures, clients et fournisseurs, justificatifs de frais...).-Préparation des règlements fournisseurs et notes de frais-Suivi des demandes de remboursement de formation à l'OPC.-Suivi des demandes de remboursement de divers clients-Elaboration de documents financiers (compte-rendu financier, prévisionnels, situations comptables trimestrielles )-Elaboration de documents dédiés à l'administration fiscale et sociale (impôts, TVA )-Réalisation de la comptabilité analytique-Etablissement des livres et du bilan comptableCompétences :-Organiser le travail.-Gérer l'information et l'organiser avec un classement efficace pour l'ensemble de la structure.-Etre force de proposition d'outils de suivi. -Savoir collecter, traiter et transmettre les informations oralement et par écrit.-Connaissances et autonomie informatique -Connaissances de la comptabilité générale.-Gestion du temps et des priorités.Qualité : -Organisation/Anticipation -Réactivité -Rigueur et qualités relationnelles-Comprendre les besoins des différents interlocuteurs. -Capacité d'adaptation.-Discrétion.-Savoir travailler en équipe.Conditions générales d'exercice de l'emploi: L'emploi requiert :-Une aisance en secrétariat et en gestion administrative-Des connaissances de base en comptabilité-Une maîtrise des outils informatiques : internet, mailings, suite bureautique Office (Word, Excel, Powerpoint, )