Secrétaire D'accueil (H/F)

Accueil : Sous la responsabilité directe de la secrétaire de direction, l'agent d'accueil, membre de la communauté éducative, assure le premier accueil et l'orientation des visiteurs dans l'établissement, le standard téléphonique, la réception du courrier et des colis, la sécurité des accès et le filtrage des entrées. Il supervise les alarmes et assure le relais auprès des membres de l'équipe de direction. Il s'assure que le cadre de travail demeure accueillant. Secrétariat : Sous la responsabilité directe de la secrétaire de direction, le ou la secrétaire assure divers travaux de secrétariat (utilisation des logiciels de base, classement, tri, archivage). Missions accueil : - Recevoir les usagers et s'enquérir de leur demande ; renseigner directement ou orienter vers la personne ou le service compétent - Recevoir, transmettre ou réorienter les appels téléphoniques et messages écrits - Réceptionner, trier et distribuer les différents colis - Prévenir les responsables de l'établissement et les services compétents en cas d'incident, évènement suspect ou situation conflictuelle - Assurer l'entretien général de l'accueil - Veiller à l'application des consignes de sécurité applicables aux lieux publics - Assurer la mise en marche et l'arrêt des alarmes des locaux - Assurer l'ouverture et la fermeture des accès aux bâtiments - Surveiller l'accès aux bâtiments et équipements - Assurer le respect des consignes du plan Vigipirate - Réagir face aux situations conflictuelles qui peuvent se présenter telles que l'agressivité de visiteurs, élèves ou personnels de l'établissement, des intrusions, des mouvements de personnels - Etre apte à la communication orale et aux relations quotidiennes avec le public. Missions secrétariat : - Gérer la base « élèves » des unités pédagogiques - Gérer les dossiers d'inscription des élèves - Gérer les plannings de rendez-vous pour inscription auprès des directeurs - Autres travaux de secrétariat sous l'autorité de la secrétaire de direction En cas d'absence du titulaire du poste, - Assurer le secrétariat « élèves » du lycée - Affranchir certains courriers Savoir - Les missions de l'accueil : écouter, renseigner, orienter, - Les locaux et leurs règles d'accès et d'évacuation - L'organisation administrative interne de l'établissement - Les techniques de l'accueil physique et téléphonique - Les techniques d'expression orale et écrite - Les notions règlementaires relatives aux établissements recevant du public ; les règles d'hygiène et sécurité - Le fonctionnement des équipements techniques de sécurité et de communication : informatique, centrales d'alarme - Maîtrise des logiciels bureautiques Savoir faire - Evaluer les risques d'une situation délicate, anticiper et prévenir les incidents - Appliquer des pratiques de convivialité et d'accueil téléphonique ou physique - Hiérarchiser les situations et savoir prévenir la hiérarchie au bon moment - Organiser son travail en fonction des consignes orales ou écrites - Avoir une bonne élocution orale et téléphonique Savoir être - Organisation, rigueur et méthode - Tenue de travail conforme aux règles d'hygiène - Communication avec divers interlocuteurs - Qualités relationnelles : écoute, discrétion, sens du service, dialogue, bonne présentation - Sens du contact avec le public, notamment scolaire et communauté éducative