Secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire

Poste de contractuel, catégorie C, double mi-temps, sur 2 établissements, l'un secrétaire d'intendance, l'autre secrétaire pédagogique, jusqu'au 26/05/2024 ce qui équivaut finalement à un temps plein (temps de travail annualisé : 1607 H/an) avec 2.5 jours de congé payé par mois travaillé, à prendre avant la fin du contrat. Ce qui implique quelques jours de permanences pendant les vacances scolaires et des horaires plus conséquentes par semaine (environ 42h).Activités du poste d'intendance :. Suivi des dossiers des personnels : - constitution des dossiers- fonction de correspondant traitement pour l'ensemble des personnels,- suivi des contrats- constitution des dossiers de retraites,- validation des services auxiliaires de tous les personnels,- suivi des absences des personnels- demandes de remplacement des personnels administratifs et techniques absents.. Secrétariat de l'agence COMPTABLE : - utilisation des logiciels bureautiques standards (word, excel) et applications spécifiques (GFC, GFE, ALISE, RIANE, ArenA),- courrier- accueil téléphonique et physique- GFC, engagement, liquidation, suivi des dépenses, ordres de recettes- Régies : encaissements, suivi, transfert- suivi des bourses Autres :- gestion du parc de photocopieur (SAV, toners...),- gestion du matériel- organisation des élections des personnels aux instances représentatives,- participation au service de demi-pension- distribution et la restitution des manuels scolaires.. Relations avec les autres services : interaction avec tous les personnels de l'établissement, les services académiques et régionaux, Pôle Emploi.Compétences et capacités requises :- connaître la réglementation RH- maîtriser l'outil informatique et logiciels propres à l'intendance,- organisé- bon relationnel,- être discret et capacité d'adaptation,- être réactif et disponible,- connaître la procédure budgétaireActivités du poste de secrétaire pédagogique : Activités principales : - Accueil - Gestion courrier et courriels- Diffusion d'information- Assurer la frappe, la relecture, la mise en forme et la valorisation des supports écrits. - Assurer le soutien logistique de l'activité du service.- Gestion et alimentation de la base élèves, - Inscriptions et suivi des inscriptions et télé-inscriptions des élèves, - Réalisation et gestion des dossiers de suivi scolaire, - Préparation des conseils de classe, suivi des notes, contrôles du logiciel de notes, édition et expédition des bulletins aux familles, - Suivi de l'orientation, - Participation à l'inscription et à l'organisation des examens, organisation des examens blancs, réalisation de bilans.Savoir : - organisation du système éducatif et de l'environnement professionnel, - techniques de communication écrite et orale, technique du domaine.Savoir-faire : - Traitement d'information- Travailler en équipe, - Organisation, planification - utiliser les outils bureautiques et logiciels spécifiques à l'activité- discrétion, neutralité, rigueur.