Secrétaire De Direction

Situé à l'interface entre la Directrice du Pôle Enfance Adolescence SQY, la Directrice Adjointe du Pôle enfance adolescence SQY, le/la Chef de service et l'équipe pluridisciplinaire des ESMS, le/la professionnel/le est en charge du secrétariat de direction de l'Etablissement, dans le cadre d'une dynamique de Pôle. GESTION - ACCUEIL DES USAGERS - Accueillir, renseigner, en présentiel et téléphoniquement les usagers, les familles, les professionnels, les partenaires - Se charger de la gestion de la boîte mail de l'Etablissement - Assurez la constitution du dossier des jeunes accueillis, des plannings et leurs mises à jour sur progiciel GESTION ADMINISTRATIVE - Contribuer à la gestion administrative de l'activité, tenue du calendrier de fonctionnement, agenda commun, organisation des rendez-vous. - Gestion administrative du service (affichage légaux, commandes, stock des fournitures, mise à jour du réseau commun) - Contribuer à organiser les réunions de service ou d'établissement, en réaliser les comptes rendus, les diffuser à l'équipe après validation par le/la chef de service ou la directrice adjointe ou la directrice de pôle. - Contribuer à l'organisation d'évènements : réunions partenariales, réunions de familles, sessions de formations, évènements ponctuels GESTION DES RESSOURCES HUMAINES - Contribuer à la gestion du personnel (constitution des dossiers du personnel, suivi des visites médicales, suivi des absences, fiches horaires, éléments variables de paye, réalisation des offres d'emploi, demande de contrat au siège ) - Suivre le fichier de formation des professionnels PROFIL - CONDITIONS Formation indispensable : BTS ou diplôme équivalent Minimum 3 années d'expérience réussies en tant que Secrétaire de direction ainsi qu'une connaissance du secteur médico-social. Grand sens de l'organisation (savoir segmenter et prioriser ses tâches) et du service Capacités à travailler de manière autonome, à prendre des initiatives et à rendre compte Qualités rédactionnelles et parfaite maîtrise des outils bureautiques et informatiques. Capacités à travailler en équipe Rémunération selon CCN66 - RTT - Congés trimestriels Annualisation du temps de travail en partie calquée sur le calendrier scolaire