Secrétaire Paroisse d'Alençon (H/F)

ACTIVITES PRINCIPALES -Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)-Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion,-Développement et maintenance de la base de données Enoria ( logiciel paroissial) -Suivi des dossiers du baptême du mariage et de la confirmation -Traitement et mise en forme de documents, newsletter hebdomadaire, notes, courriers, plannings-Réception, traitement et orientation de certains appels et messages téléphoniques-Participation à la gestion de l'agenda partagé-Collecte et mise en forme des informations concernant la newsletter hebdomadaire-Reproduction et impression des documents-Classement et archivage des documents -Gestion des fournitures du service et matériel de bureau (photocopieuse) -Organiser pour le pôle le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques. POSITIONNEMENT DU POSTE Liaisons hiérarchiques : le curé-doyenLiaisons fonctionnelles : le curé de la paroisse, le vicaire paroissial, les personnes de l'accueil du presbytère et des différents services du pôleSAVOIR-FAIRE REQUIS -Maîtrise de l'expression orale et écrite-Utiliser les outils informatiques : Word, Excel, Publisher, Power Point, Gmail. -Organiser et prioriser les activités de secrétariat-Accueillir, filtrer et orienter certains appels téléphoniques.-Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, -Renseigner les interlocuteurs-Anticiper les événements récurrents et prévenir les personnes concernées (rétro-planning). -Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, newsletter, comptes rendus...)CONNAISSANCES CONSEILLÉES -Techniques de secrétariat-Notions d'infographie-Techniques d'accueil physique et téléphonique-Classement et archivage-Communication/relations interprofessionnelles -Connaissance et bienveillance vis à vis du monde religieux