Secrétaire Polyvalent / Polyvalente

Le/La secrétaire assure les diverses tâches administratives entre la direction et les différents servicesPlus précisément les missions sont :Secrétariat :- Prise appel téléphonique et répond dans la mesure du possible aux interlocuteurs- Transfert d'appel vers personne concernée- Enregistrement sur le registre accueil pour les demandes de formations- Prend des messages en cas d'indisponibilité de l'interlocuteur, de manière précise et lui transmettre- Réceptionne, enregistre et diffuse aux intéressés les messages, mail, courriers- Enregistrement courrier, les appels téléphoniques (départ)- Frappe courriers divers- Consultation boîtes mail CFPPA- Diffuse les feuilles d'émargements- Envoie tous courriers liés à l'apprentissage et la formation continueGestion administrative de l'UFA:- Remplit les formulaires administratifs (contrats d'apprentissage, aides apprentis .)- Relation avec les maîtres d'apprentissage- Gestion des fiches de présences et relevé des absences- Inscription aux examens INDEXA- Inscription - suivi administratif dans la base YPAREOGestion administrative du CFPPA (PRF):- Gestion administrative sur KAIROS et ARGOS- Gestion des fiches de présences et suivi des absences des stagiaires (centres-entreprises) dans les tableaux de présences- Inscription - suivi administratif des stagiaires- Suivi de la rémunération des stagiaires (DEFI)- Inscription aux examens (INDEXA - ODESSA)Gestion comptable :- Dépôt des factures sur chorus- Saisit des factures dans le logiciel comptable- Suivi des factures (recettes)- Lien avec le secrétariat général- Accueil et renseignement des stagiaires, apprentis et tous visiteurs dans le cadre des activités du CFPPA et UFA- Oriente les personnesClassement et archivage des dossiersProfil :¿Idéalement avoir une expérience de secrétariat dans un centre de formation et une expérience de secrétariat comptable¿Niveau de diplôme BAC +2 minimum¿Permis B exigé¿Maîtrise de l'outil informatique (word, excel)¿Idéalement la maîtrise d'YPAREO, ARGOS, DEFI, INDEXA et ODESSA