Secrétaire Référente H/F

• La Secrétaire Référente antenne de Saint Quentin, sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable Administrative du service MRC, et sous la responsabilité fonctionnelle du médecin coordonnateur de l’antenne de Saint Quentin, assure les missions administratives et organisationnelles liées à la prise en charge des patients insuffisants rénaux des unités de dialyse et du domicile rattachés à l’antenne de Saint-Quentin, en collaboration avec les équipes du siège/ les néphrologues /les IPA/ le cadre infirmier référent des unités/les IDE des unités / le CH de Saint-Quentin/les centres de transplantations/ et les partenaires de ville.

• L’antenne de Saint Quentin regroupe les unités de dialyse Santélys de St Quentin, Guise, Chauny et Péronne

• L’antenne de Saint Quentin est inscrite dans une démarche de certification ISO 9001 et HAS.

Les missions de la secrétaire s’inscrivent dans cette démarche.

• La Secrétaire Référente de l’antenne de Saint Quentin applique les procédures administratives du service MRC du siège de Santélys, et contribue à la centralisation de toutes les données administratives au siège

Secrétariat administratif:

• Est en charge de l’accueil physique des patients et différents intervenants (ambulanciers, laboratoires, boulangeries…) en unités de dialyse, et gère les accès par badges des patients et du personnel autorisé dans les locaux des unités
• Gère le courrier entrant et sortant
• Est en charge de l’accueil téléphonique et la gestion des appels téléphoniques
• Constitue le dossier administratif patient, contrôle les informations, et gère les informations et documents manquants
• Effectue la saisie informatique du dossier patient dans le logiciel métier Auralys, l’incrémentation des pièces du dossier dans le Dossier Patient Informatisé et la saisie des mouvements patients (transfert, sortie, décès, greffe) avec l’établissement des bulletins de sortie des patients
• Effectue le classement et l’archivage des dossiers
• Gère les RDV des examens médicaux des patients :
  • Prises de RDV et suivis avec les différents secrétariats (hospitaliers et de ville)
  • Courriers d’accompagnent et au besoin bons de transport
  • Transmission de l’information et des documents au patient
  • Gestion des comptes rendus
• Est en charge des formalités administratives liées à l’accueil de patients vacanciers dans les unités Santélys, et des demandes de séjours de vacances des patients Santélys dans des unités de dialyse extérieures (contact avec les structures d'accueil, réservation des places, préparation et envoi des dossiers…)
• Etablit les commandes de fournitures et gère les stocks pour les unités de St Quentin, Guise, Chauny et Péronne
• Est amenée ponctuellement à suppléer le pôle dossier patients du service MRC du siège de Santélys à la demande de la Responsable Administrative
• Prend en charge toutes autres tâches administratives demandées par le médecin coordonnateur de l’antenne de Saint Quentin

Secrétariat médical des néphrologues de l’antenne de St Quentin:

• Organise les consultations des patients du domicile en Dialyse Péritonéale
• Effectue la frappe, la diffusion, l’archivage informatique et le classement des courriers médicaux
• Procède à la mise à jour des dossiers médicaux dans le Dossier Patient Informatisé

Coordination de l’antenne de St Quentin:

• Coordonne et suit les dossiers d’inscription des patients sur les listes de greffe, en liaison avec le CH de Saint-Quentin et les centres transplanteurs
• Met à jour les tableaux d’indicateurs en lien avec les mouvements patients des unités
• Met à jour et diffuse le reporting mensuel des activités des unités

Démarche Qualité :

• Participe à la démarche Qualité du service (Certification HAS…) et plus spécifiquement à la démarche qualité en unités (Certification ISO, Crex…)
• Participe à la gestion documentaire en lien avec les néphrologues et le siège (mise en forme de protocoles, instructions…)
• Participe au suivi des indicateurs d’évaluations mises en place par les néphrologues (indicateurs IPAQSS…)
• Participe aux audits sur demande des néphrologues/professionnels de Santélys
• Est acteur de la démarche de prévention et de gestion des risques : identification, signalement (FEI), participation à l'analyse et la mise en place d'actions correctrices

Communication :

• Informe sa hiérarchie et le médecin coordonnateur de l’antenne de Saint Quentin de tout problème pouvant avoir une incidence sur le bon fonctionnement du service en particulier et sur l’Association en général
• Etablit toute proposition allant dans le sens d’une amélioration du service au patient et/ou d’une optimisation dans la gestion du service
• A un rôle d'écoute du patient, et dans ce cadre, recueille et remonte tous les besoins et attentes du patient
• Est tenue au secret professionnel
• Veille au respect des règles visant à garantir la confidentialité du dossier patient

Ce poste est à pourvoir dans la ville de Saint-Quentin.