Secretaire Technique En Agence D'architecture (H/F)

Nous recherchons une SECRETAIRE TECHNIQUEMissions : En étroite collaboration avec la dirigeante et les chargés de projet, vous exercez votre métier dans les domaines d'intervention suivants :Assistance de direction : -Accueil téléphonique et physique des clients, des entreprises, des élus, des fournisseurs, -Gestion de l'agenda, organisation de réunions, de déplacements, Rappels des échéances,-Interface entre la dirigeante, les collaborateurs, les clients et tous les intervenants, -Préparation des dossiers pour les réunions, -Rédaction de courriels, de comptes-rendus, et autres documents,-Classement numérique et papier, archivage,-Gestion des fournitures de bureau,-Gestion des locaux et communication des problèmes éventuels au bailleurSuivi administratif des projets : -Préparation des éléments numériques et papier de démarrage d'un projet, -Rédaction de contrats sous la supervision de la dirigeante, -Montage administratif et suivi des dépôts des dossiers de permis de construire,-Mise à jour de l'agenda des différents projets en cours et rappel des échéances,-Organisation et gestion administrative des dossiers de consultation des entreprises (DCE),-Préparation des dossiers de marchés de travaux, -Suivi administratif et financier des travaux,-Transmission des informations techniques et administratives aux interlocuteurs de l'entreprise ou aux clients,-Préparation des dossiers administratifs pour répondre aux appels d'offre publics,-Veille réglementaire, -Mise à jour de l'annuaire des entreprisesComptabilité : -Facturation clients et fournisseurs et relances impayés,-Rapprochements bancaires, saisie des entrées et sorties budgétaires pour envoi au cabinet comptable,-Supervision des budgets, suivi des déclarations des charges sociales en lien avec le cabinet comptable, -Gestion des contrats d'assurances, déclaration d'activité, déclarations et suivi des contentieux,-Classement numérique et papier, archivageAdministration du personnel : -Rédaction des contrats de travail et obligations sociales, en lien avec le cabinet comptable chargé de la veille juridique et conventionnelle,-Recueil des éléments de congés, absences, notes de frais pour retransmission au service paie du cabinet comptable,-Affiliation à la mutuelle et à la prévoyance,-Création des comptes auprès du CE d'entreprise et démonstration de l'utilisation de l'interface aux collaborateurs, -Rédaction et mise à jour des registres du personnel, du document unique, -Planification des visites médicales réglementaires,-Gestion de la formation de la dirigeante et des membres de l'équipe,-Accueil des stagiaires et aide à leur encadrement Informatique : -Veille au droit d'utilisation des logiciels et gestion des numéros de licences,-Implantation des logiciels,-Commande de consommables et actualisation de la documentation,-Veille à la maintenance du matériel de reprographie,-Commande, câblage et installation de nouveaux équipements,-Diagnostic de dysfonctionnement et sollicitation des techniciens informatiques, -Gestion de la téléphonie fixe (annuaire, répondeur, ) en lien avec le prestataire téléphonieCommunication : -Mise à jour de la plaquette et du Book de l'agence,-Actualisation des pages Facebook et Instagram de l'agence,-Mise à jour du site web de l'agence en lien avec l'agence de communication,-Commande de carte de vœux et diffusionSavoir-faire : Vous avez les compétences suivantes :-Excellentes compétences rédactionnelles,-Maîtrise des logiciels de bureautique (Pack Office),-Aisance pour passer quotidiennement de l'environnement PC à MAC et inversement,-Aisance pour travailler quotidiennement avec Outlook et Gmail,-Connaissance des procédures réglementaires,-Connaissances dans le domaine de l'architecture fortement appréciées,Avantages : Mutuelle d'entrepriseRemboursement à hauteur de 50% du titre de transport en communCE d'entreprise