Adjoint Administratif H/F

Descriptif de l'emploi des missions d'un assistant administratif :-Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du Service petite Enfance (Pôle Petite Enfance et structures d'accueil).-Suit et gère les dossiers administratifs.-Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.-Fait le lien entre le Pôle Petite Enfance et les structures Petite Enfance.-Accueille, oriente et renseigne le public.RELATIONS FONCTIONNELLES* Sous l'autorité de la Directrice de la Petite Enfance et de la Parentalité* Relations régulières avec les responsables et les équipes des structures municipales* Relations avec les services municipaux, les partenaires institutionnels et associatifs* Relations avec les familles et le publicMissions / conditions d'exercice :*Traitement des dossiers et saisie de documents* Mettre en forme et suivre les dossiers administratifs du Pôle Petite Enfance et des structures Petite Enfance* Mettre en forme tous types de courriers et documents administratifs, saisir des documents de formes et de contenus divers* Suivre les procédures et décisions administratives et fonctionnelles* Gérer et actualiser une base d'informations* Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion* Enregistrer ou saisir des données informatiquesAccueil physique et téléphonique du public* Recevoir et orienter les demandes (public, appels téléphoniques, e-mails et courriers)* Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages* Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent* Conseiller les usagers et agents sur les procéduresGestion de l'information, classement et archivage de documents* Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques* Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers* Trier, classer et archiver des documents* Synthétiser et présenter des informations* Rechercher et diffuser des informations* Préparer les dossiers pour les instances* Identifier les sources de documentation*Planification et suivi* Lien administratif entre le Pôle Petite Enfance et les autres services de la Collectivité* Gestion coordonnée des dossiers et activités du Pôle Petite Enfance et des structures Petite Enfance (Relais Petite Enfance, Multi-accueil, Crèche collective)* Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de la Directrice du service Petite Enfance et Parentalité* Renseigner des tableaux de suivi des activités du servicePoste à pourvoir le 1 avril * 25 jours de congés* 12 jours de RTT