Agent D'accueil - Agent Administratif H/F

Définition :- Assurer le premier accueil physique et téléphonique du public- Assurer l'interface entre le public et les professionnel-le-s de la structure- Etre vigilant-e à la démarche d'égalité femmes hommes au regard de l'approche par le genreMissions et activités principales :- Recevoir, identifier et orienter le public et les communications téléphoniques- Analyser la demande et orienter le public et les partenaires à l'interne ou à l'externe- Veiller aux bonnes conditions et à la logistique de l'accueil- Assurer le lien et la circulation des informations entre les pôles- Saisir les statistiques- Réaliser des tâches administratives simples- Assister l'équipe afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation dedéplacements, communication, préparation de réunions, ...).- Exécuter différentes tâches de secrétariat pour les pôles et la direction- Gérer la diffusion à l'interne et/ou à l'externe des outils de communicationActivités principales :- Assurer le premier accueil téléphonique et physique du public ou des partenaires- Analyser la situation et propose une orientation vers le service compétent ou vers les partenaires- Assurer l'ouverture et la fermeture de l'accueil- Gérer l'organisation de la salle d'attente (affichage )- Gérer les plannings de rendez-vous- Rédiger et distribuer les messages- Assurer la saisie des statistiques- Gérer les mails reçus sur la boîte générale et les transférer aux personnes concernéesCompétences de base :- Savoir écouter, comprendre et évaluer rapidement la demande pour lui donner une suite efficace- Etre capable de mémoriser les informations à analyser et à transmettre- Maitriser les techniques de communication et de relation à la personne- Maitriser l'outil informatique et téléphonique- Respecter la confidentialité- Connaître le réseau partenarial- Présenter une image positive de la structure- Savoir travailler en équipeCompétences spécifiques :- Connaître, repérer les mécanismes de l'égalité entre les femmes et les hommes et adapter sa pratique