Agent D'accueil Et De Secrétariat Général (H/F)

Accueillir le public : - Réaliser l'accueil physique et téléphonique des habitants et des partenaires - Présenter la structure, son fonctionnement et ses activités - Organiser et faire vivre l'espace d'accueil (gestion de l'affichage, support de communication, rangement, mobilier.) - Ecouter et analyser les besoins et demandes du public rencontré. - Apporter des réponses adaptées à la demande Informer le public : - Afficher les informations internes et externes (plannings, utilisation des salles.) - Assurer la promotion auprès du public des activités du centre social - Crée et gère la boite mail du centre social - Crée et gère le Facebook de l'association - Gérer le cahier de rendez-vous de la conseillère et de l'adulte relais famille. - Communiquer auprès de l'équipe (responsable secteur), la comptable et la direction Orienter le public : - Orienter les usagers en fonction de la demande et de l'analyse du besoin vers les secteurs, permanences, partenaires, institutions concernées. - Gérer les situations complexes, conflictuelles, faire de la médiation avec la direction Gérer la partie administrative et financière liées à l'accueil et assurer le secrétariat général du centre social : - Effectuer les tâches administratives afférentes à l'accueil et au secrétariat - Gérer le fonctionnement du matériel (photocopieurs, alarme.) - Ouvrir, enregistrer, transmettre et envoyer le courrier. - Encaissement et bilan (adhésions, inscriptions.) - Enregistrer les adhésions et inscriptions par secteur et en faire le bilan - Faire un état de caisse quotidien avec la directrice du centre social - Responsable de la gestion du parc minibus (Clefs/cahier/entretien) - Créer un planning d'occupation des salles (activité/réunion.) et remettre les fiches de présence à signer - Etre force de proposition pour la création d'outils statistique Participer aux Bilans des actions du centre social : - Faire le bilan de la caisse deux fois par mois - Création d'outils informatique (statistique) pour pouvoir quantifier le nombre d'usagers non adhérent du centre social Participer à la vie associative et au maintien de la sécurité du site : - Participer à la mise en œuvre du projet social - Participer aux actions de développement social (évènements, assemblée générale, démarche projet) - Appuyer et soutenir la direction selon les situations - Préparer la salle lors de réunions - Participer aux réunions d'équipe et en assurer la prise de note et diffuser les relevés de décision. Qualités et compétences : Savoir-faire : - Connaitre et maitriser les outils informatiques et contribuer à la création d'outils spécifique de recueil et d'analyse. - Utiliser et optimiser les outils de suivi - Rédiger des courriers et remplir de formulaires administratifs - Gérer des plannings - Identifier les partenaires - Maitriser les techniques de communication - Maitriser les procédures d'encaissement Savoirs : - Connaitre le public du quartier - Connaitre les actions de chaque secteur du centre social - Connaitre la langue arabe serait un plus - Connaitre le projet social du centre social Savoir être : - Savoir écouter - Savoir travailler en équipe