Finalité du poste:
Sous l’autorité de la Responsable des Moyens Généraux de la Direction Territoriale (DT), l'assistant assure un soutien administratif auprès des services de la direction territoriale ainsi que le remplacement de l’agent d’accueil lors de ses absences.
Missions principales
1.Soutien à la gestion logistique de la Direction territoriale
- Référent du logiciel de réservation des véhicules de services (Logau) pour le bâtiment
- Gestion de l’utilisation et de l’entretien du parc de véhicules du bâtiment
- Traiter des demandes d’interventions pour le bâtiment
- Apporter un appui dans la gestion des commandes du bâtiment (fournitures du bureau, mobilier, matériel informatique, matériel de protection etc.).
2. Remplacement de l’agent d’accueil lors de ses absences sur l’ensemble de ses missions, selon un planning établi par le responsable hiérarchique :
- Accueil physique et téléphonique du public :
- Gérer l’accès de la DT au public dans le respect des horaires définis par l’institution
- analyser et retranscrire la demande de l'usager, détermine le degré d'urgence et les orienter
- organiser l’affichage des informations relatives au territoire dans la salle d’attente
- accueillir et orienter les professionnels internes et externes à l’institution et les partenaires
- renseigner et aider à la compréhension sur les dossiers sociaux
- Assurer la transmission des documents aux usagers
- Gérer l’accès de la DT au public dans le respect des horaires définis par l’institution
- Soutien administratif
- Soutien administratif (élaboration – rédactions de documents)
- Transmettre et saisir des demandes de formation
- Traiter les demandes d’accès (informatique et bâtiment)
3. Soutien administratif auprès des services de la direction territoriale : Enfance, DIS, PMI-PS et Autonomie
- Saisie des dossiers des usagers sur le logiciel en cours (Solis)
- Soutien administratif à la préparation des commissions
- Saisie de documents, notes, alimentation de tableaux…..
- Gestion du courrier, réception et envoi en nombre