Assistant Administratif / Assistante Administrative (H/F)

Vous souhaitez rejoindre une entreprise dynamique, en plein développement ? Alors rejoignez-nous. Afin de renforcer notre équipe administrative, nous recherchons notre un(e) Assistant(e) Administratif(ve). A compétences égales, priorité est donnée aux personnes titulaires d'une RQTH. Vos missions seront les suivantes : 1- Soutien aux services Relais administratif auprès des services Saisir les commandes dans notre logiciel DIVALTO Saisir les informations dans notre logiciel DIVALTO en vue de l'édition des bons de commandes, de livraisons, la mise à jour tarifaires, les inventaires, Transférer les commandes en bons de livraison à l'issue des interventions Participer à la mise à jour des plannings exploitation, véhicules, relevés d'heures 2- Facturation fournisseurs et clients de l'ensemble des services du site Fournisseurs : Réceptionner les factures et les dispatcher au service concerné pour validation Après validation transférer les bons de réception en facture sur Api / Divalto Scanner puis enregistrer les factures dans les fichiers fournisseurs et comptables sur le serveur Clients : Contrôler les éléments de la facturation (commandes, bons d'intervention/livraison, frais de port ) Saisir les factures dans le logiciel de gestion (API / Divalto) ou transférer le bon de livraison/intervention Vérifier les factures avant envoi : numéro de commandes, éléments de dématérialisation, coordonnées ) Effectuer les relances 3- Accueil sur site et téléphonique Accueil physique des clients / fournisseurs / transporteur et visiteur sur site Orienter en fonction de leurs demandes vers les services ou personnes concernés Accueil téléphonique : prendre les messages ou orienter vers les personnes concernées 4- Missions administratives Effectuer les remises en banque des chèques reçus Réceptionner le courrier et le dispatcher Affranchir et déposer le courrier + commander des enveloppes et timbres Suivre les véhicules : contrôle technique - suivi des entretiens courants - suivi du carburant sur Excel Une fois par an, éditer les attestations UB (unités bénéficiaires) et les adresser aux clients concernés (publipostage) Savoir et connaissance : maitrise PACK OFFICE et logiciel de gestion compta et commercial Savoir-Etre : Autonomie - Rigueur - Capacité d'adaptation - Bienveillance - Bon relationnel notamment dans la relation client - Sens de l'organisation - Réactivité A compétences égales, priorité est donnée aux personnes titulaires d'une RQTH Contrat : CDD 2 mois évolutif Horaires : 20h semaine (évolutif) Le poste est à pourvoir dans les plus brefs délais