Assistant Administratif - Direction De La Santé H/F

Sous la responsabilité de la Directrice de la Santé et en lien étroit avec la responsable du CMS et la coordinatrice Santé, l’agent est chargé du secrétariat de la Direction. Dans ce cadre, il suit : le dossier administratif des agents, les conventions en cours, les projets et l’activité de la Direction. Il participe au suivi du budget en lien avec la comptable et contribue à la recherche de subventions.

L’agent est également chargé de la coordination administrative des événements organisés par la Direction. A ce titre, il participe à l’organisation des évènements et aide à leur tenue. Il est l’interlocuteur privilégié pour toutes les questions logistiques et organisationnelles.

L’agent sera amené à travailler et collaborer avec les services communaux mais aussi avec les partenaires médico-sociaux et institutionnels

Assurer le secrétariat de la direction :

• Assurer l’accueil téléphonique
• Organiser des réunions (gestion des disponibilités, réservation de salles, envoi de convocations et ordre du jour, préparation de documents de travail…)
• Assurer la gestion du courrier : tri et répartition, réponse, suivi des parapheurs, envoi et classement
• Rédiger des comptes rendus de réunion
• Gérer le stock et les commandes de fournitures de bureau et/ou de mobilier avec lien avec la comptable
• Assurer le suivi administratif des agents de la Direction (congés, formation…)
• Gérer et suivre les demandes diverses (travaux, réparations, reprographie…)
• S’assurer du respect des procédures (charte graphique, fiche de circulation des parapheurs…)
• Participer à l’élaboration du budget de la Direction
• Gérer l’archivage des dossiers de la Direction en lien avec le Service des archives
• Participer à la rédaction de documents (bilans d’activité, diagnostic…)

 Assurer la coordination administrative des évènements :

• Contribuer à l’élaboration du calendrier des évènements (conférence, forum, actions de prévention…)
• Planifier les évènements en répondant aux attentes des porteurs de projets (coordinatrice santé et responsable du CMS) 
• Coordonner la tenue des évènements : Liste des invités, réservation de salle, envoi des invitations, commande de matériel, élaboration de supports de communication et leur diffusion
• Participer, superviser et aider à la tenue des actions (installation, accueil, rangement…)

  Participer au développement du partenariat et des actions :

• Tenir à jour l’annuaire des professionnels de santé et des partenaires locaux (URPS, CPTS…)
• Contribuer à la recherche de subventions, au montage des dossiers et au suivi des demandes
• Suivre les diverses conventions et leurs échéances

Connaissances :

• Maîtrise des techniques de secrétariat et d’accueil
• Maîtrise de l’orthographe

Compétences techniques :

• Maîtriser les outils informatiques (Pack Office, Outlook)
• Savoir rédiger et mettre en page des écrits professionnels

Compétences comportementales :

• Savoir se conformer aux procédures en vigueur
• Être rigoureux et organisé
• Avoir le sens de l’écoute et du contact
• Savoir travailler en équipe
• Être discret

Diplôme requis : Bac ou équivalent dans le domaine du secrétariat

Grade requis : Adjoint administratif (titulaire ou contractuel)